英語メールの返信テンプレートを伝授!シチュエーション別に使える例文も紹介!

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英語メールの返信が上手く組み立てられず、困った覚えはないでしょうか。英語のメールには一定の型や押さえるべきポイントがあります。日本語で作った文面を翻訳するだけでは、真に伝わる英文メールとは言えません。

この記事では、英語メールの返信に必要な要素とテンプレートについて解説します。「どこで何を述べるべきか」を正しく理解すれば、英語のメールもスピーディに折り返せるでしょう。また、返信が遅れた・相手からの返信が来ないといったシチュエーション別の書き方についても押さえます。

英語メールの返信の流れ

英語メールには一定の型があり、あいさつ→お礼→用件→締めの言葉→結びのフレーズが最も丁寧なパターンです。親しい間柄であれば締めの言葉を省略したり、あいさつや結びを簡略にしたりすることもあります。まずはそれぞれの場面で伝える内容やキーフレーズについて確認しましょう。

あいさつ

英語のメールも日本語と同様、まずあいさつから始めます。この時、相手の名前の後には忘れずにカンマを打ちます。またスペルミスはとても失礼なので、特に初めて連絡する人の場合は送る前に念のためつづりを確認しましょう。

日本語で「〇〇さんへ」「〇〇社 ご担当者様」などの冒頭の宛名は、敬辞(けいじ)と呼びます。英語での敬辞は相手との関係性や親しさによって異なります。困った時はもらったメールを参考にしましょう。Dearで始まるメールをもらったらこちらもDearで返し、Hiに対しては同じくHiで返します。

初めての取引先など、あまり親しくない場合

Dear Mr. 男性, / Dear Ms. 女性, / Dear フルネーム

Dear Mr. Jones, / Dear Ms. McDonnel, / Dear Karen McDonnel,

友人など親しい場合

名前をそのまま記載します。

Jim, / Karen,

Mr. Jones, / Ms. McDonnel,

特定の部署・部門に送る場合

Dear 部署名/役職名

Dear Planning Department,(企画部御中)

Dear Sales Manager,(営業部長殿)

To whom it may concern,(ご担当者様)

返信メールの場合、送り主が他のやりとりと取り違えないよう、件名は変更せずそのまま送り返しましょう。Gmailなどのメーリングサービスであれば、元の件名の冒頭に返信を示すRe:が自動で付記されます。レスポンスの往復が増えて元の件名が分かりにくくなった場合に限り、新しく仕切り直してもいいでしょう。

メールへのお礼

あいさつのあとはすぐに本題に移ります。日本語の「お世話になっております」や「おつかれさまです」のような呼びかけは不要です。日本語の文面を英訳するのではなく、伝えたいことを英文メールの形に落とし込むことを意識しましょう。

まずは相手がしてくれたことに対してお礼を述べましょう。Thank you for~(Thanks for~)の後に、1件目のメールで受け取った内容を端的にまとめます。

例えば、新商品への問い合わせへの折り返しならyour interest in our new products(弊社の新製品へのご興味)と記載します。困った時はgetting in touch (連絡)やyour inquiry(問い合わせ)など、メールそのものに感謝してもいいでしょう。

カジュアルな場面

Thanks for getting in touch.(連絡ありがとう。)

Thank you for wishing me a happy birthday.(お誕生日のお祝いをくれてありがとう。)

フォーマルな場面

Thank you for your inquiry.(お問い合わせいただきありがとうございます。)

Thank you for contacting us.(ご連絡いただきありがとうございます。)

メールへの感謝以外にも定番の表現がいくつかあります。よく使われるI hope you~は直訳すると「あなたが~していることを願う」ですが、メールのあいさつで使う場合は「~していると存じます、~でしたら幸いです」といった意味です。メールを受け取ってから時間を空けて折り返す場合は、こちらを使ってもよいでしょう。

Thank you for~以外の定番表現

I hope this e-mail finds you well.(元気にしていますか。直訳すると「このメールがあなたのお役に立つなら幸いです。」)

I hope you had a good holiday.(よい休暇をお過ごしと存じます。)

How are you getting on these days?(最近はいかがお過ごしですか。)

用件を伝える

英文メールでは用件を端的に伝えることを心がけましょう。日本語では「恐れ入ります」「お忙しいところ恐縮ですが」などクッション言葉を多用しますが、英語では文が長くなると読まれにくくなります。1文は60~70字前後、1件のメールは2~6文が目安です。相手の質問に対する回答や、相手にしてほしい要望をショートフレーズでビシッとまとめましょう。

When can you attend John’s birthday party?
(Johnの誕生日会はいつなら参加できそう?)という質問に対して

It’s John’s birthday party and I can attend on the 4th or 5th. (ジョンの誕生日パーティですが、4日か5日なら参加できます。)

Do I need to bring anything other than a present for him? (持ち物は彼へのプレゼント以外に何かありますか?)

Where can I get a catalog of new products?
(新商品のカタログはどこから入手できますか?)という問い合わせに対して

Please fill in our application form or contact us in-shop. (弊社の申込フォームか、店舗でお問い合わせください。)

You will receive your order in two to three working days. (2~3営業日でお手元に到着します。)

新しい内容を付け足して返信する場合は段落を分けます。もし字数にゆとりがあり、多少言葉を足しても大丈夫そうならIn addition to the above,(上記に加えて)やBy the way,(ところで)を入れるとより文脈の変化が分かりやすくなります。

In addition to the above, the time of next week’s meeting has been changed from 5 pm to 7 pm.(上記の内容に加えて、来週のミーティングが17時から19時に変更になりました。)

締めの文

学校や職場の恩師といった礼儀を尽くしたい人や、問い合わせのあったお客様には丁寧な一言を添えると印象がよくなります。締めの文として冒頭の感謝を改めて伝えても大丈夫です。もしさらなる質問や折り返しがあっても相手の手間をなるべく省けるよう、最後まで気を配りましょう。

恩師など親しい間柄に使える締めの文

Please drop in on me anytime. (いつでも訪ねてください。)

I wish you all the best. (お元気にお過ごしください。)

I look forward to seeing you again. (また会える日を楽しみにしています。)

お客様や取引先などビジネス向けの締めの文

Thank you for your consideration. (ご検討のほどよろしくお願いします。)

If you have any questions, you can always contact us at this address. (ご不明点などありましたら、いつでもこちらのアドレスにご連絡ください。)

We appreciate it. (大変感謝しております)

一方、「敬具」のような結びの言葉は別途記載するため、状況によっては締めの文はなくても大丈夫です。友人や家族といったフランクな間柄なら不要でしょう。親しい関係なら、Thank you.(ありがとう。)やPlease check it. (確認してください。)といった短いフレーズがおすすめです。

結び

メールの最後には結びの言葉に加え、改行を挟んで署名を入れます。結びの言葉は締めの文とは別物です。後者は状況によって入れる必要はありませんが、前者は特に理由がない限り必ず入れましょう。

結びの言葉はマナーとして入れるもののため、状況に応じて使い分けることをおすすめします。以下で紹介するフレーズは後にいくほど丁寧でかしこまった表現になるので、参考にしてください。

友人など親しい間柄

With love,
Karen (カレンより、愛を込めて)

Best,
Jim(最善を祈る。ジムより)

恩師など、親しいが敬意のある間柄

Regards,
Karen McDonnel(敬意を込めて。カレン・マクダネル)

Best regards,
Jim Jones(最上の敬意を込めて。ジム・ジョーンズ)

取引先など、ビジネスの間柄

Sincerely,
Karen McDonnel(誠意を込めて。カレン・マクダネル)

上記の結びの言葉はメール用のため、短い事務連絡では親しい間柄であっても仰々しく感じられるかもしれません。ささいな用事や依頼の場合はThank you in advance. (前もって感謝します。)やPlease check it. (確認をお願いします。)など、締めの文も兼ねた言葉を添えるといいでしょう。

英語のビジネスメールの返信テンプレート

以下では英語のメールにおける具体的な返信例を紹介します。カジュアルとフォーマルの2通りを用意したので、適切な場面を見極めて使いましょう。

友達とのバーベキューパーティーに誘われた時の返信

本文で参加の可否を答えます。また、追加の質問をする場合は文を2つ以上に分けましょう。1つの文には1つの意味だけ持たせることを心がけます。

Susan,(スーザンへ)

Thanks for getting in touch. (連絡ありがとう。)
Please let me join the party. (パーティにはぜひ参加させて。)
Is Ken’s house the right place? (会場はケンの家で合っている?)
I look forward to seeing you and Ken. (あなたとケンに会える日を楽しみにしています。)

Love,
Karen(カレンより、愛を込めて)

自社製品の修理センターを尋ねる問い合わせへの返信

質問があれば本題の最初に答え、続けて詳細を補足します。また今回の返信で疑問が解決できなかった場合に備え、フォローの一言を締めの言葉として添えましょう。この時、本文と締めの言葉は内容が変わるため1行スペースを空けます。また、企業として折り返す場合は会社名と所属部署を署名の後に書くとより親切です。

Dear Mr. Lee(リー様へ)

Thank you for your inquiry about our repair center. (弊社の修理センターについて問い合わせいただき、ありがとうございます。)
The contact point will vary depending on the product you want to repair. (こちらは修理したい商品によって窓口が変わります。)
In the case of mobile phones, please send the goods to the distributor’s shop, otherwise to the following address. (携帯の場合は代理店の店舗へ、それ以外の場合は以下の住所に商品を送付ください。)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (何か疑問や質問があれば、遠慮なくご連絡ください。)

Sincerely,
Jim Jones

Customer Support
Example company(イグザンプルカンパニー お客様センター)

シチュエーション別の英語のメール返信文例

以下では、シチュエーションに応じた英語メールの返信方法について解説します。自分の返信が遅れた場合に相手を不快にさせずに謝る方法や、逆に相手の返信が遅れている場合にさりげなく催促する方法を確認しましょう。

返信が遅れた時のフレーズ

返信が遅れた場合は、冒頭で遅れたことを謝罪します。友人間であれば口頭と同じくらいのカジュアルさで大丈夫です。英語でのコミュニケーションに慣れてきたと感じるなら、ちょっとしたジョークを挟んでもいいでしょう。なお、文頭のI‘m~は省略する場合もあります。

Sorry for my late reply. (返事が遅れてごめん。)

Sorry it’s taken me so long to get back to you. (折り返しに時間がかかってごめん。)

get back to you(折り返す)はreply(返信)よりもカジュアルな表現です。他にも、late(遅れる)やresponse(返事)もよく使える表現です。親しい間柄や、何度かやりとりしたことがある取引先・同僚であれば上記の例を参考にしてください。

ビジネスシーンでは遅れたことを謝罪し、すぐに用件を伝えます。遅れた原因によっては逆に相手を怒らせてしまうため、理由まで書く必要はありません。ただし工場の停電といったやむを得ない不具合や、突然の出張などの不測の事態は相手の理解を得られる可能性も高いため、正直に述べてもいいでしょう。

I apologize for my late reply. (返信が遅くなり申し訳ありません。)

I sincerely apologies for the delay in replying. (返信が遅れましたことを心よりお詫び申し上げます。)

I apologize for the delay in getting back to you as I was unable to check my emails due to a business trip. (出張によりメールが確認できず、ご連絡が遅くなって申し訳ありません。)

英文のメールは慣れないうちは返信するにも勇気が要るでしょう。そこで、折り返しの手間を減らすために名前や用件だけ書き換えれば済むよう環境を整えます。先ほど紹介したテンプレートをメーリングサービスに登録するのがおすすめです。

返信を催促したい時のフレーズ

返信を催促したい場合は、相手に不快感を与えないよう「内容の簡潔さ」「表現の丁寧さ」の2点を意識しましょう。「何に対する返事をいつまでにどこへ送ればいいのか」を端的にまとめ、Could you~/Would you~といった丁寧な依頼文で伝えます。また、「なぜ早く返信してほしいのか」という理由を添えると相手からも理解が得られるでしょう。

Could you reply to this email with any questions you may have about the new products we sent you last week? (先週お送りした新商品の疑問点について、こちらのメールに折り返しをお願いします。)

→この返信の場合、先週送った内容を別途添付するとより親切です。

I would be grateful if you could reply to this message for our meeting this week. (今週の会議に使うため、返信いただけますと幸いです。)

催促メールはどうしても言葉が強くなるので、少しオーバーなくらいニュアンスを柔らかくしても大丈夫です。I’m afraid(もしかしたら)、It seems to be(見たところ)といったクッション言葉を使うと、穏やかで丁寧な印象が強まります。文面が硬すぎる表現かどうかは判断が難しいので、不安な場合は送る前に別の方に確認してもらいましょう。

I’m afraid that you may not have received my message. (もしかしたらご連絡が届いていないのかと心配になっています。)

I sent you an email last Wednesday, but it seems that you have still not replied. (先週の水曜日にメールしましたが、お返事がないようです。)

催促メールの本文は、「まだ返事をもらっていない状況」→「いつまでに返信が欲しいか、またその理由」→「返信ができない事情への配慮」→結びの順で組み立てましょう。

催促メールの構成例

I hope you have received the email we sent you on the 12th. (12日にお送りしたメールはお手元に届いておりますでしょうか?)
The data will be used at the meeting on the 18th. (そちらのデータは18日の会議で使う予定です。)
I would be very grateful if you could return our call by the 17th. (つきましては、17日までに折り返しのご連絡をいただくことは可能でしょうか?)

返信を催促する時はタイミングと伝え方に注意

返信の催促はむやみに送らず、作業が滞るなどやむを得ない場合にのみ作成しましょう。相手にも事情があり、メールを返信したいのになかなかできない状況かもしれません。メールは受け手の感情に配慮することが重要ですが、催促メールは特に「返信できない事情、返信が届かない事情」に配慮しましょう。

例えば、返信に必要な情報が相手の手元にないのかもしれません。催促メールの最後にIf you do not have enough information to make an informed decision, please let me know. (もし決断に際して情報が足りなければ、遠慮なくご連絡ください。)と付記すると、相手も「実は……」と切り出しやすくなります。

また、もしかしたら相手からの返信がすでに届いているかもしれません。連絡が行き違う可能性があるなら、締めの言葉でIf you have already replied to us, please ignore this message. (もしすでにご返信いただいておりましたら、こちらのメールは無視してください。)と添えましょう。

返信不要の時のフレーズ

返信が要らない場合は末尾にNo Need to Reply. (返信は不要です。)と書きます。略してNNTR/ NRN(No Reply Needed)と書いても大丈夫です。This email is a reminder of next week’s meeting, so no need to reply. (本メールは来週のミーティングのリマインダーですので、返信は不要です。)などの形でよく使われます。

NFA(no further action、特段の対応は不要)はNNTRと近いフレーズの1つです。日本語では「お含みおきください。」に近いニュアンスで、ただ情報を伝えたい場合に使用します。例えば、Visiting hours have been changed from 2pm to 3pm. NFA. (来客時間が14時から15時に変更になりました。これに関し、特段の対応は不要です。)と記載します。

返信や追加の対応は相手の時間を取る行為です。必要な要件は可能な限り1本のメールで完結すること、また対応が要る場合も何をすればいいのか分かりやすく伝えましょう。自分で判断することが難しい場合は、ネイティブの友人や英会話スクールの講師など英語圏の文化に詳しい人に聞いてみるのも手ですよ。

まとめ

英語メールの返信はあいさつから結びまで一定の流れに沿って構成します。状況や相手に応じて必要な情報を過不足なく盛り込み、スムーズにやりとりをしましょう。テンプレートを参照すれば困った時にも返信の文面が作成できます。

一方で、いままでメールでやりとりしていた相手と直接話すこともあるかもしれません。スピーキングはライティングと違った能力が求められるため、事前に英会話レッスンで練習してはいかがでしょうか。レアジョブ英会話では無料体験レッスンを開講しています。英語話者の価値観を学ぶことで、会話だけでなくメールのクオリティも一層ブラッシュアップできるでしょう。

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