【完全版】コピペで使える英語メールの完璧な書き方ガイド

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

会社の海外部門で働いていたり、これから外資系企業の採用面接を控えていたりする方のなかには、英語でメールを書く機会がある方もいるかもしれません。

英語のメールにも日本語のメールと同様にルールがあり、特にビジネスの場では相手に失礼がないよう基本のフォーマットを意識して書くことが求められます。

そこで今回は、英語メールの正しい書き方を詳しくまとめました。「敬具って英語で何?」や「どんな挨拶が無難?」などの疑問にお答えしているので、模範例を参考にしながら重要なポイントを押さえましょう。

解説付き!完璧な英語メールの例を見ながらポイントをおさえよう

完璧な英語メールとはどのようなフォーマットなのか、まずは内容を確認してみましょう。

まずは完璧な英語メールの全貌を見てみよう

Subject line:Request to set up a design meeting

Dear design team member,

Good morning.
I would like to set up a design meeting. This meeting will be held in conference room A from 9:00 a.m. to 10:00 a.m. on Monday, 1st June.

Agenda
1.About new product packaging
2.About training of new employees
3.About new assignment

If this day is inconvenient, please contact me by this Friday. Looking forward to seeing you.

Regards,
Yuka Sasaki

1.件名:要件や目的を必ず入れること

英語メールにおいて、件名は相手が最初に確認する重要な場所です。何も書かれていなかったり内容がわかりにくかったりすると、「自分には関係ない」と思われ読んでもらえない可能性もあるため注意してください。

メールで使える件名の例としては、下記が挙げられます。

Thank you for your interview today (面接のお礼)

Greetings from Taro Tanaka of ZZZ company (着任の挨拶)

Apology for the delay on your parcel (荷物遅延のお詫び)

Order for Air conditioner parts (エアコン部品の注文)

Request to set up a design meeting(デザイン会議の案内)

件名は上記のように短く簡潔なものが好まれますが、あまりにも短すぎるとスパムメールだと勘違いされてしまうことも。相手に「自分宛のメールだな」と認識してもらうために、“ZZZ company”などの具体的な会社名を入れるのもコツです。

2.宛先:敬称を忘れず!冒頭はDearでOK

宛先を書くときは、Dearの後に敬称を忘れないようにしましょう。「Dear+敬称+名前」が基本の形で、敬称の例には下記が挙げられます。

Mr. (男性)

Ms. (女性)

Dr. (医師や博士)

Prof. (大学教授)

なかには既婚女性をMrs.と呼び、未婚女性をMiss.と呼ぶ方もいます。ですが特別な事情がない限りわざわざ既婚と未婚で呼び方を変える必要もないので、基本的に女性はMs.で統一してよいです。

また初めて連絡する取引先やお客様で、名前を見て相手の性別がわからない場合はMr./Ms.と書くことも可能です。名前と性別の両方が不明な場合は、部署名やTo whom it may concern(ご担当者様)と記載して問題ありません。

なお、敬称の後ろに置く名前については、「姓(Last name)」を記載します。決して下の名前だけでは書かないため、注意してください。

3.挨拶:簡単に挨拶を入れよう。長すぎるのはNG

英語メールにおける挨拶は、一言で簡潔にまとめることがポイントです。Good morningやGreetingsのような定番の挨拶のほか、初めて連絡する相手にはMy name is~と自己紹介を入れるのもよいでしょう。そのほかの挨拶の例としては、下記が挙げられます。

Thank you for your prompt reply. (素早いお返事をありがとう)

Sorry for the late reply. (返信が遅れてすみません)

「気の利いた挨拶が思い浮かばない」というときは、上記のような相手のメールに対する感謝や謝罪の気持ちを書いておくと無難です。Thank you for~(~をありがとう)やSorry for~(~ですみません)は様々な場面で流用できるので、ぜひ活用してみてください。

なお、“I confirmed your e-mail (あなたのメールを確認しました)”のような事実だけ述べる文章は、無機質で冷たい印象を与えやすいため気をつけましょう。

4.目的:結論から簡潔に。経緯は長々説明しない

用件は、まず結論を先に書くことが重要です。自身の感情や背景などの細かな情報はひとまず置いて、用件だけをシンプルに書きましょう。

I would like to set up a design meeting. (私はデザイン会議を開きたいです)

Could I ask you to send the annual report? (年次報告書の送付をお願いできますか?)

This is just to let you know that our event has been cancelled. (イベントがキャンセルになったことをお伝えします)

最初に目的を明確に伝え、その後に詳細な情報を記載するのがポイントです。

悪い例としては、目的を書く前に“I should have set up a design meeting last week but~ (私は先週デザイン会議を開くべきだった、しかし~)”などと関係のないことを長々と書くこと。最も伝えたいことが伝わらず、相手を混乱させる可能性があります。

5.詳細:長くなるなら箇条書きがベスト

用件が長くなる場合は、詳細を箇条書きしてあげると親切です。例えば会議の詳細を伝えたい場合、下記のようにまとめられます。

Date and time: June 1st 9:00-10:00
Meeting room: Conference room A
Request:Set up the projector

箇条書きすることで文章がスッキリし、メールを読む側の負担を減らせます。また日時や場所だけでなく、場合によっては会議の議題なども箇条書きで説明してOKです。

Agenda
1.About new product packaging
2.About training of new employees
3.About new assignment

メールを下書きした後に自分で読み返してみて、「文字が多くて読みにくいな」と感じたときは、箇条書きできる部分がないか積極的に探してみましょう。

6.行動:相手にしてほしいことを単刀直入に書こう

目的と詳細を一通り書いた後は、このメールを読んだ後に相手にしてほしいことを単刀直入に書きます。遠回しな表現は相手へ真意が伝わらず誤解が生まれる可能性があるため、あまり遠慮せずわかりやすさを重視するのがコツです。

If this day is inconvenient, please contact me by this Friday. (もしこの日都合が悪ければ、今週の金曜日までにご連絡ください)

Could you please set up conference room A for 20 people? (20人用で会議室Aを準備してもらえますか)

指定の期限内に行動してほしい場合は、by this Fridayなどと締め切り日を記載することを忘れてはいけません。

また日本語だと「ご多忙のところ恐縮ですが」や「急なお願いで申し訳ございませんが」などと前置きを長々と書く方も多いですが、英語メールではこのような言葉は不要です。

7.締め:一言で短く締めくくろう

重要な内容を全て伝えた後は、メールが終わることを示す締めの言葉を述べます。締めの言葉は一言でシンプルなものがよく、できればこのメールの内容に関連したセリフが望ましいです。適切な言葉が思い浮かばないときは、See youのような単純な挨拶でもよいでしょう。

I look forward to seeing you at our office. (あなたにオフィスで会えるのが楽しみです)

Thank you for your help. (ご協力ありがとうございます)

I hope I can hear from you soon. (すぐにお返事をいただけると幸いです)

メールの内容にもよりますが、基本的には上記のように喜びや感謝などポジティブなセリフで締めくくると好印象を与えられます。

相手に迷惑をかけたときの謝罪メールなどポジティブなセリフが合わない場合は、I’m sorry for the inconvenience.(お手数おかけし申し訳ございません)など、再度念押しの謝罪をしておくのが無難でしょう。

8.敬具:間柄にあわせて言葉を選ぼう

最後に記載するのは、日本語で「敬具」を表す結びの言葉です。敬具は相手との関係性によって使い分ける必要があり、親しい友人や取引先とでは下記の通り使用する表現が異なります。

フォーマル(顧客やクライアント):Sincerely, Sincerely yours,など

ややカジュアル(面識がある相手):Regards, Best regards, Kind Regards,など

親しい関係(同僚や友人):Best wishes, Best, Cheers,など

さらに親しい関係(家族や恋人、親友):Love, With love,など

上記のなかでも、ビジネスの場で使えるのは「フォーマル」と「ややカジュアル」までだと考えるべきでしょう。特に取引先など一定レベル以上の礼儀が必要な相手に対しては、Sincerely,などのフォーマルな表現を使っておくと安心です。

また、敬具の表現は最後に「,(コンマ)」が必要なため、忘れないようにしてください。

ここはおさえて!英語メールの重要ポイント

相手に失礼な人だと思われたり、読みにくいメールだと思われたりしないためにも、ここでは確実に押さえたい重要なポイントをチェックしましょう。

お願いするときは丁寧表現を使おう

ビジネスメールでよく登場する、「~をお願いします」というフレーズ。Pleaseを使うのが一般的で、例えば「ファイルを送ってください」と書きたい場合はPlease send me the file.となります。Please以外にも、お願いをする表現には下記が挙げられます。

Could you~(~してくださいませんか)

Would you~(~してくださいませんか)

I would like you to~(あなたに~していただきたいのですが)

また文頭にPleaseを付けるだけでももちろんお願いの意味は通じますが、角が立たないようPlease send me the file if it’s possibleと最後に“if it’s possible (可能であれば)”を付け足すのもおすすめ。

命令的なニュアンスが薄まり、柔らかな雰囲気で伝えられます。そのほかの「可能であれば」を意味する表現には、if you canやpreferablyなどがあります。

とにかくすべて簡潔に。長いメールは誰も読まない

日本語のメールでは、相手を気遣った前置きを長々と書くことや、丁寧すぎる表現を盛り込むことが好まれる傾向にあります。ですが英語のメールでは簡潔でシンプルに書くことが好まれ、挨拶でも目的でも長ったらしく冗長な文章は好まれません。

あまりにも長いメールは読まれずに流されてしまうこともあるので、「どうしたら相手がメールを読む負担が減らせるか」を考えましょう。

例えば簡潔に書くポイントの一つとして、一通のメールにいくつもの用件を盛り込まないことが挙げられます。一通につき用件は一つだけと決め、重要なことを確実に伝えられるような書き方を考えてみてください。

また先述の通り、目で見て内容をすぐに把握できるよう、一部の情報を箇条書きするのもコツです。文字だらけのメールは読む気を無くしてしまうので、慣れないうちは意識的に箇条書きを取り入れましょう。

コピペして使える!便利なフレーズや言い回しを紹介

メールを書くたびに毎回新しく文面を考えなくて済むように、こちらではコピペして使える便利なフレーズや言い回しを紹介します。

件名に使える表現

件名に使える表現を、場面別に下記の通りまとめました。

確認

Confirmation for~ (~のご確認)

Regarding~ (~について)

要求

Request for~ (~のお願い)

Requesting~ (~のお願い)

Action Requested: (ご対応をお願いします)

返事

Response to~ (~へのお返事)

招待

Invitation for~ (~へのご招待)

問い合わせ

Inquiring about~ (~に関する問い合わせ)

Question about~ (~に関する質問)

お知らせ

Notification of~ (~の通知)

Change of~ (~の変更)

Urgent:(緊急)

挨拶

Greetings from~ (~から挨拶)

Introduction – 名前 (自己紹介)

連絡

News: (ニュース)

Sharing~ (~の共有)

FYI: (情報提供)

お礼

Thank you for~ (~のお礼)

お礼に使える表現

ビジネスの場で使えるお礼の表現には、Thank you for~とI/We appreciateがよく使われます。

Thank you for coming today (本日はご来社ありがとうございます)

Thank you for your help (ご協力ありがとうございます)

Thank you very much for your understanding (ご理解ありがとうございます)

Thank you very much for attending yesterday’s meeting (昨日はミーティングに参加してくれてありがとうございます)

I appreciate your prompt reply. (素早い返信に感謝しています)

I appreciate your making time for me. (お時間をいただき感謝しています)

I appreciate your advice. (あなたの指導に感謝しています)

Thank you forとI appreciateのほか、I’m/We’re grateful for (~を感謝しています)も定番の表現なので、ぜひ使ってみてください。

目的の説明に使える表現

わかりやすさが重視される英語メールでは、「自分が今から何の話をするのか(目的)」を明確に伝えることが求められます。目的を伝える定番の表現としては、下記の2つが挙げられます。

・I am writing this e-mail to~ (私は~のためにメールを書いています)
例文:I am writing this e-mail to ask you about the current shipping status.

・The reason I am writing this e-mail to you is~ (私がこのメールを書いた理由は~です)
例文:The reason I am writing this e-mail to you is I’d like to order new parts.

そのほかの表現には、The purpose of this email is to〜(このメールを書いた目的は~)などがあるので、自分にとって馴染みやすい表現をぜひ使ってみてください。

良いことを伝えるときに使える表現

下記は、「私たちはあなたに~をお知らせできてうれしいです」を意味する表現です。契約を締結したときや入金を確認したときなど、何か良いことを伝えるときに使ってみましょう。

・We are happy to inform you that~
例文:We are happy to inform you that the planning is going smoothly.

・We are pleased to inform you that~
例文:We are pleased to inform you that we accepted your offer.

例えば2番目の文章は、we accepted your offer.(私たちはあなたの申し出を受け入れました)だけでも意味は伝わりますが、それだけでは無機質で冷たく感じます。「私たちもうれしいです」という気持ちを表し、相手へ好印象を与えるためにも"We are pleased to inform you that”を最初に付けるのがおすすめです。

悪いことを伝えるときに使える表現

良いことだけでなく、悪いことを伝えるときに使える表現も存在します。特に下記3つの表現は英語メールでよく使われるので、何か言いにくいことを伝えたいときにぜひ活用してみてください。

We are sorry to inform you that~ (申し訳ございませんが~です)

I regret to inform you that~ (申し訳ございませんが~です)

Unfortunately~ (残念ながら~)

最初の2つに関しては、that以降で悪い知らせの内容を主語+動詞(+目的語や補語)で説明します。先述の「良いことを伝える表現」と同様の使い方だと考えてよいでしょう。

Unfortunatelyは、文の最初に置いて使うことが多いです。Unfortunately, I need to cancel this order.などのようにコンマで区切って、コンマ以降で内容を説明します。

緊急案件で使える表現

メールの内容が緊急案件であることがすぐにわかるよう、件名にURGENTと大文字で記載する方法もあります。ですが、この書き方は相手によっては不快感を与えたり、多用すると効力が薄まったりするため注意が必要です。

そこで急ぎであることを伝えつつ、不快感を与えない表現には下記が挙げられます。

~at your earliest convenience. (あなたの都合のよい最も早いときに)

I need to ask an urgent favor of you. (あなたに緊急でお願いしたいことがあります)

1番目は、at your earliest convenience.を文章の最後に付けることで、「都合のよいときに」と相手を気遣いながらも「最も早いときに」という急ぎの意味合いも伝えられるおすすめの表現です。

2番目は緊急性を伝えられる便利な表現ではあるものの、取引先や上司など距離感のある相手に使うと少し失礼に思われる場合があるので、同僚など親しい相手に使うのがよいでしょう。

添付ファイルの説明に使える表現

「添付ファイルをご確認ください」というフレーズを、ビジネスメールでよく使う方も多いはず。添付ファイルは英語でthe attached fileと表現でき、ファイルを確認してもらいたいときは下記の表現が使えます。

Please find/see the attached file.

Please check the attached file.

I have attached the file.

I am attaching a file to this e-mail.

添付ファイルの内容まで説明したい場合は、the attached fileをpicturesやthe PowerPoint presentationなど資料の内容に変えても問題ありません。

ちなみに1番目と2番目の表現は似ていますが、findとseeが「目を通してください」レベルの意味合いであるのに対して、checkは「しっかりと確認してください」という意味合いが強いです。そのため資料の内容や緊急度によって、使う表現を分けるのがよいでしょう。

返事がほしいときに使える表現

返事を催促する際のポイントとしては、言い方がキツくならないようポジティブなニュアンスを意識すること。メールに対する返事がほしいときの表現としては、下記が挙げられます。

I would appreciate your prompt reply.

I would appreciate it if you could give us your reply by~

I look forward to hearing from you.

例えば“Please respond by this Tuesday.”のように「火曜日までに返信をください」という言い方でも意味は通じますが、ストレートすぎて命令しているような印象を与えやすいため気をつける必要があります。

できれば上記で挙げた3つの表現のように「お返事をもらえたらうれしいです」や「お返事を楽しみにしています」と、返事を期待している明るいニュアンスで書くのがよいでしょう。

また緊急で返信がほしい場合は、by this Tuesdayのように日付を書いたり、件名にReminderと書いたりするのも一つの方法です。

カジュアルな挨拶に使える表現

最後に紹介するのが、カジュアルな挨拶の表現です。ここまでは、取引先や上司などのフォーマルな相手へ対する表現を主に紹介してきましたが、仲の良い同僚や友人へ堅苦しくないメールを送りたい場合は下記を参考にしてみてください。

It was nice to hear from you. (連絡をもらえてうれしかったです)

I hope this email finds you well. (お元気でお過ごしでしょうか)

I hope everything is going well. (全てが順調でありますように)

I hope you are well. (あなたが元気でありますように)

1番目は久しぶりにメールを送ってくれた相手に対して、2番目はこちらから久しぶりにメールを送る相手に対して送る表現です。久しぶりに連絡ができて、うれしい気持ちが表せます。

3番目と4番目は、相手の健康や活躍を祈る表現です。日本語で、「ご健勝をお祈りします」のニュアンスが近いと言えます。

まとめ

「正しい英語メールの書き方がわからない」という方は、まずは本記事を参考にしながら、基本に沿ったフォーマットで書いてみてください。挨拶やお礼などすぐに使える表現が多いので、簡単なものから取り入れてみるのがおすすめです。

そのほかにも長々と文章を書かないことや、箇条書きで情報をまとめることなど、相手に好かれる英語メールのポイントは多くあるので少しずつコツを掴んでいきましょう。

Please SHARE this article.

英語に関する最新記事を
メルマガでチェックしよう!

メールマガジンを購読する