英文メールや英語の手紙、書き出しはなんて書けばいいかわかる?

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日本語のメールはよく「お世話になっております」で始まりますが、英語のメールや手紙は、Hello.やHow are you?で書き出すのはややくだけすぎた感じ。「暖かくなってきました」「お元気でお過ごしでしょうか」のように、当たり障りなく書き出す方法はないものでしょうか。ここでは、英語のメールや手紙をスマートに書き出すためのフレーズをご紹介します。

いつでも誰にでも使える英語のメールや手紙の書き出し方

海外に英語でメールを送るとき、Good morning.(おはようございます)で始めようとして、「向こうはまだ夜?」と悩んでしまったりしたことはありませんか?そこで、時間帯やお互いの立場に関係のない、無難なフレーズをいくつか覚えておくようにしましょう。以下の文は、Dear XXXX,(XXXXさんへ)の後に続けて書く言葉です。

定番中の定番を知っておこう

Greetings.(ごあいさつします)

greetingは「あいさつ」という意味ですが、Greetings.と短く一言で、メールや手紙、お祝いカードなどの書き出しに使えます。

Hope this e-mail finds you well.(お元気でお過ごしのことと思います)

直訳すると「このメールであなたが元気あることがわかるといいのですが」といった内容ですが、「お元気でしょうか」とやや丁寧な感じで切り出すための表現です。

I hope you are doing well.(お元気でいらっしゃいますか)

直訳すると「お元気でいらっしゃるといいのですが」。お互いに知り合いである相手に対し、メールの内容に関係なく使うことができます。

I hope you are having a great week.(今週はお元気でお過ごしでしょうか)

直訳すると「素晴らしい1週間をお過ごしだといいのですが」。週の始まり・中ごろ・終わりに関係なく、いつでも使える便利な表現です。週の始まりであれば、I hope you had a great weekend.(よい週末をお過ごしでしたでしょうか)のように書くこともできます。

用事から始める書き出し方

Here’s ~(こちらが~です)

Here’s our suggestions.(こちらが弊社のご提案です)、Here’s the information you requested.(こちらがご依頼の情報です)のように使います。上記のあいさつの後に続けて書いてもいいし、いきなりこの言葉で書き出しても大丈夫です。

I’m reaching out about ~(~についてご連絡したいと思います)

reach outは「連絡する」。I’m reaching out about the issues we discussed.(話し合った問題についてご連絡したいと思います)のように使います。これも、いきなりこのフレーズで書き始めてもかまいません。

I’m writing you to ~(~のためにご連絡しています)

I’m writing you to let you know the revised schedule.(変更したスケジュールをお知らせするためにご連絡しています)のように使います。用事を書き出すときの唐突な感じを避けることができます。

We are pleased to inform you that ~(~を喜んでお知らせします)

やや改まった言い方。We are pleased inform you that the project has launched.(プロジェクトが開始したことをお知らせします)のように、何かよいことを伝えるのに使えます。

あえて時候のあいさつから始める

It has been cold lately here in Japan.(日本では寒い日が続いています)

英語圏では時候のあいさつを入れる習慣がありませんが、このように季節の話題から始めてもかまいません。南半球では季節が逆であることを考えると、here in Japan(ここ日本では)としたほうが、どんな相手にも伝わりやすいでしょう。

It’s getting warmer here in Japan.(日本では暖かくなってきました)

be getting warmer で「(次第に)暖かくなる」。このあとにHow have you been?(いかがお過ごしですか)のように入れてもいいですね。

We are in the midsummer.(夏も盛りです)

As we are in the midsummer, it’s time for the vacation.(夏も盛りです、バカンスのシーズンですね)のように書くこともできます。

Autumn leaves are beautiful at this time of the year in Japan.(この時期、日本では紅葉がきれいです)

at this time of the yearは「1年のこの時期に」ということ。We are busy at this time of the year.(この時期は忙しくしています)のように使うこともできます。

英文メールサンプル:

Dear Edith,

I hope this e-mail finds you well.
Regarding the issue we discussed, how about having an online meeting with our team?
Please let me know when is convenient for you.

Thank you in advance.

Sachiko

イーディスへ

お元気でお過ごしのことと思います。
お話しした問題について、弊社のチームとのオンライン会議を設けるのはいかがでしょうか。
いつがご都合よろしいかお知らせください。

よろしくお願いします。

幸子

英語のメールや手紙に返事を書くときの書き出し方

「メールありがとうございました」と書き出すのは英語でも同じですが、いつも機械的に同じ表現だと、何か味気ないですね。さまざまなフレーズを覚えて、自分らしい文面を書けるようになりましょう。

メールや手紙をくれたことにお礼を言う

Thank you for your e-mail / letter.(メール/手紙をありがとうございました)

「あなたのメール/手紙を受け取りましたよ」という意思表示をするうえでも便利な言い方です。

It’s great to hear from you.(お知らせくださってうれしかったです)

hear from ~は「~から連絡をもらう、知らせをもらう」ということ。多少個人的なつながりがある相手に使います。

Thank you for the update.(近況をありがとうございます)

updateは通常「最新情報」ですが、相手が現在の状況などを教えてくれたときに、「教えてくれてありがとう」というニュアンスで使います。

Thank you for your prompt rely.(さっそくのお返事ありがとうございます)

promptは「すばやい」ということで、同じ意味のfastやquickを使うこともあります。

返事をしたい内容を伝える

I’m getting back to you about ~(~についてお返事します)

I’m getting back to you about the quote.(見積もりについてお返事します)のように使います。get back to youは「返事をする」という意味で、I’ll get back to you.(<後で>お返事します)のようにも使えます。

To follow up on ~(~についてのフォローアップです)

To follow up on your feedback, we reviewed our policy.(貴殿のフィードバックについてのフォローアップとして、弊社のポリシーを見直しました)のように使えます。

I’m checking in to ~(~を確認したいと思います)

check inは、ここでは「確認する」という意味。I’m checking in to see if there is availability.(空きがあるかどうか、確認したいと思います)のように使います。

英文メールサンプル:

Dear Sachiko,

To follow up on your suggestion, February 10 will be great. I’ll be available anytime in the afternoon.
Looking forward to meeting your team.

Edith

幸子へ

ご提案へのフォローアップですが、2月10日がいいのですが。午後はいつでも空いています。
チームの方々とお会いできるのを楽しみにしています。

イーディス

メールや手紙に使う表現は、普段の会話の中でも活用することができます。オンライン英会話レアジョブのレッスンで練習してみましょう。久しぶりに会った先生であれば、I hope you are doing well.(お元気でいらっしゃいますか)とあいさつすることができます。日本の季節について、It has been cold lately here in Japan.(日本では寒い日が続いています)のように説明することもできるでしょう。

または、大事なメールや手紙を英語で書く必要があるとき、下書きをして先生にチェックしてもらうといいですね。文面を自分で読み上げるようにすると、スピーキングの練習にもつながります。確認して直してくれる人がいると思うと、いろいろなことを安心して書けるようになりますよ。

まとめ

ここで紹介したのはビジネスで使うややフォーマルな表現で、親しい間柄であれば、Hi!やHey!で始めてもかまいません。普段の何気ないやりとりであれば、あいさつなしでいきなり本題に入ることも可能です。さまざまな書き出し方を身につけて、英語でメールや手紙を書くことを楽しめるようになりましょう。

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