英語メールの件名で「緊急」はNG?!ビジネスメールの基本ルール

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最近では、英語を公用語としている企業も増え、それに伴って英語での会議や海外出張といった機会も増えてきました。

会議や出張は通訳を介してやりとりをすることができますが、お礼メールや紹介メールなどは、人の手を借りずに自分で英文を送る必要があります。

しかし、「英語のビジネスメールにはどういう件名を書いていいのかわからない」と悩むビジネスマンも少なくありません。

メールボックスに埋もれず読んでもらうには、ちょっとしたコツがあります。そこで本記事では、英文ビジネスメールの件名の書き方、ビジネスメールの基本ルールをご紹介していきたいと思います。

メールボックスに埋もれない件名を作成する

1行で簡潔に

日本語のビジネスメールでも同じことですが、「件名を見ただけで相手が何のメールかわかる」ように、簡潔にはっきりと書くことが重要です。相手は忙しいビジネスパーソン。メールは山ほど受け取っています。ひと目で内容が伝わらない件名だと、読むのを後回しにされたり放置されたりすることがあります。

文字数の目安は30文字と60文字

しっかり読んでもらうための目安は、スマートフォンなら30文字程度、パソコンなら60文字程度が目安です。タイトルが長すぎると、利用するパソコンやスマートフォンによっては途中で切れてしまいますので、なるべく書き出しの時点で内容がわかるように、重要なポイントは前のほうに書くようにするとよいでしょう。

実用例

会議に出席してくれたことに対するお礼なら、
Thank You for Joining ABC Conference on Mar 5th
(3月5日のABC会議へのご出席のお礼)

出張に対するお礼なら、
Thank You for Your Support during Business Trip (Jun1-2) – Ichiro Tanaka
(6月1日~2日の出張中のサポートに対するお礼 – 田中一郎)

これは当事者の名前を添えてより具体的にした例です。

日付や会議名・イベント名を明記することで内容を特定しやすいようにしましょう。

ちょっとしたコツ

英語では、タイトル(題名)や見出しの場合、名詞や動詞、形容詞や副詞など、単語の最初の1文字を大文字にすること(キャピタライゼーション Capitalization)が一般的です。実際に、本の題名や新聞などの見出しはキャピタライゼーションになっています。

一方、全ての単語を大文字の表記にするのは、相手に圧迫感を与えてしまうため厳禁です。

嫌がられる件名はこの3タイプ

相手に嫌がられる件名とは具体的にどのようなものがあるでしょう?ここでは3つの例をご紹介します。

1.あいさつだけ

「Hello」「Nice to Meet You」というようなあいさつの件名。これではどんな内容のメールなのかわかりませんし、フォーマルなビジネスメールとしてふさわしくありません。最悪の場合は、スパムメールと間違われて、迷惑メール設定をされてしまう可能性があります。

あいさつ文は件名ではなく、メールの本文に書きましょう。

2.内容がわからない

また、「Thank You」や「Important」のような短い件名もよくない例です。いくら簡潔にしたいからといっても、内容が伝わらないので意味がありません。また、このような短い件名はスパムメールによくあるため、スパムメール扱いされてしまいます。

具体的な内容が分かる件名にすることが大切です。

3.「緊急」などプレッシャーを与える表現

次に、英文ビジネスメールでよく使う「Urgent(緊急)」「Reminder(リマインダー)」など、読み手にプレッシャーを与えるような言葉を件名の最初に書くことも、初対面に近い人へのビジネスメールでは失礼に当たります。いくら読んでもらいたいからといって、不要なプレッシャーを与えるような件名は避けましょう。

ただし、親しくなってからは使っても構いません。

4.こなれたつもりの略語

同様に、「FYI (= for your information ご参考までに)」や「ASAP (= as soon as possible できるだけ早く)」などの、メールでよく使われるビジネス略語も、初対面に近い人への対外的なビジネスメールにはふさわしくありません。

略語は、ある程度親しい相手にのみ使うようにしましょう。

【シチュエーション別】使える英語メールの件名 定番表現13選

英語のビジネス文書でよく使われる定番表現をご紹介します。

ビジネス英語でよく使われる件名13

これら定番表現に具体的な内容を添えることで、わかりやすい件名を書くことができます。

●Thank You for ~ ~に対するお礼 
●Inquiry about ~ ~に関する問い合わせ
●Confirmation for ~ ~に関する確認
●Request for ~ ~についての依頼
●Question about ~ ~に関する質問 
●Invitation to ~ ~へのご招待
●Quotation for ~ ~に関する見積もり
●Order 注文
●Notification お知らせ
●Follow-Up フォロー
●Update 情報のアップデート
●Change 変更 
●Cancellation キャンセル

お礼メールの例文

お礼メールの定番表現である「Thank You for ~」の「~」の部分には、名詞あるいは名詞句がきます。前者のお礼メールは「Your Attendance」という名詞、後者のお礼メールは「Visiting」という動名詞を使った例です。

Thank You for Your Attendance at Project X Meeting on May 31st
(5月31日のプロジェクトXミーティングへのご出席のお礼)

Thank You for Visiting X Company Booth at Trade Show on Apr 22nd
(4月22日の展示会にて、Xカンパニーのブースへのご来訪のお礼)

お問い合わせメールの例文

Question about the Details at Project X Meeting on May 31st
(5月31日のプロジェクトXミーティングでの詳細な点についての質問)

Inquiry about Your Products at Trade Show on Apr 22nd
(4月22日の展示会での貴社の商品に関する問い合わせ)

メール本文を作成する基礎知識

メール本文の基本的な書き方

件名をマスターしたら、メール本文の基礎知識も覚えておきましょう。

相手が来てくれたことに対して、感謝の意を伝えるお礼メールでは、メール本文でも商談の詳細には触れずに、簡単に書くケースがほとんどです。ただし、お礼メールは当日中、遅くとも翌日までには送りましょう。

例えば、展示会でXカンパニーのブースに来て、Xカンパニーの商品に興味を示し、名刺交換をしたAカンバニーのMs. Smithに出すお礼メールを考えてみましょう。

件名:
Thank You for Visiting X Company Booth at Trade Show on Apr 22nd

メール本文:
Dear Ms. Smith,

Thank you very much for sharing your time with us about X Company’s new products at Trade Show on Apr 22nd.
(4月22日の展示会では、当社Xカンパニーの新商品のためにお時間をいただき、誠にありがとうございました。)

Other than the new products at the trade show, our company provides for a variety of machinery products and parts worldwide. If you are interested in our products, and/or if you have any questions, please feel free to contact me.
(展示会での新商品のほかに、当社はさまざまな機械製品と部品を世界中に供給しております。
当社の商品にご興味がありましたら、またご質問がありましたら、お気軽にご連絡ください。)

Yours sincerely, 
(結語)

差出人名前
肩書き
会社名
会社住所
Eメールアドレス

電話番号・携帯電話番号・FAX番号など(海外在住の相手には「+81-3-1234-6789」と国番号をつけて、スムーズにつながるように表記すること)

内容は、

・書き出し(展示会に来てくれたことのお礼)
・本文(「当社はいろいろな製品を世界中に提供している」という簡単なセールストークと「お気軽にご連絡ください」という定番のフレーズ)

という簡潔な構成です。

*メール作成の注意点:短縮表現
フォーマルなビジネスメールでは「It’s」「isn’t」「I’m」などの短縮形は避けましょう。「It is」「is not」「I am」と略さずに表記するのがマナーです。これはビジネスメールに限らず、ビジネス文書、学術論文、新聞記事など、正式なライティング・イングリッシュに共通の約束ごとです。短縮形は、あくまでも話し言葉や親しい間柄の私的なメールまでと考えてください。

まとめ

英語メールの件名は、定番表現さえ押さえていれば、意外と簡単に書くことができます。

おさらいですが、忙しい相手の立場を思いやり、内容がひと目でわかることを心がけましょう。
また、メール本文も込み入った内容でなければ、定型表現プラス1,2文で書けるケースが数多くあります。まずはお礼メールなど簡単な内容から始めて、自分が書けるメールの種類を少しずつ増やしていきましょう。

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