【保存版】英語での電話対応にもう悩まないためのフレーズ集

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会社に突然英語の電話がかかってきて「どうしよう!」と焦った経験はありませんか?

日頃オフィスで英語を使っていれば問題なく対応できますが、たまたま担当者が不在にしていた場合、止むを得ず電話を取ったものの、とっさに出てくるのは“One moment……!”の一言。そのまま慌てて保留にするのでは、会社の印象にも影響しかねません。

というわけで今回は、いつ英語の電話がかかってきても落ち着いて対応できるよう、電話を受けるとき・かけるときに分けて、電話対応の基本フレーズをご紹介します。

これでもうバッチリ。英語で電話をかけよう!

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ビジネスにおける英語の電話のかけ方は、日本語とほぼ同じです。まずは自分の会社名と名前を名乗り、担当者につないでもらいます。その際に、相手に電話をかけている目的を明確に伝えましょう。

さて、英語ではどのように言うのか、さっそく見ていきたいと思います。

会社名と名前を伝える

Hello, this is Taro Yamada from ○○corporation.
(お世話になっております。○○株式会社のヤマダタロウと申します。)

まずは挨拶から。Hello だけではなく、時間帯によって“Good morning”、“Good afternoon”、“Good evening”などを使うのも良いでしょう。

名乗るときは”This is<名前>”のほか、“My name is<名前>”もOK。会社名や部署名を名乗るときは“from<会社名/部署名>”を使います。

担当者を呼び出してもらう

May I speak to Mr.Tanaka?
(タナカさんをお願いしたいのですが。)

I would like to speak to Mr.Tanaka, please.
(タナカさんをお願いします。)

ビジネスでは、フォーマルな表現が基本です。“May I~”や、“I would like to~”といった言い回しを使いましょう。“May I〜”では、相手が現在話せるかを聞いているのに対し、”I would like to ~”の場合は、連絡したい相手が現在話せる状況であるとわかっているときに使うとより適切です。

電話の目的を伝える

I’m calling on behalf of Mr.Sato.
(佐藤の代理でご連絡差し上げております。)

I’m calling to arrange an appointment to discuss~
(~についてご相談するためにご面談の調整をしたくご連絡差し上げました。)

相手の時間を無駄にしないためにも、初めに用件を簡潔に伝えましょう。目的を伝える場合は、I’m calling about + 名詞/to+動詞(〜の件でお電話差し上げました。)を使います。用件を伝える動詞には、ask about〜「〜について伺う」、discuss「相談する」などがよく登場します。
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担当者が不在のとき

担当者が不在の場合に、伝言を残す、折り返す、都合の良い時間帯を聞くなどの表現は次の通りです。

Can I leave a message?
(伝言をお願いできますでしょうか?)

Could you tell him/ her that I called?
(電話があった旨お伝えいただけますか?)

Could you ask him/ her to call me back?
(折り返しお願いできますでしょうか?)

When is a good time to call?
(いつ頃お電話差し上げたら宜しいでしょうか)

When is he/ she going to be back?
(いつ頃お戻りでしょうか?

英語で電話を受けてみよう!

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会社名、担当者(自分)の名前を名乗る

Hello, ○○Corporation, Taro(Yamada) speaking. How may I help you?
(お電話ありがとうございます。○○株式会社のタロウ(ヤマダ)でございます。どのようなご用件でしょうか?)

“How can I help you?”でも意味としては問題ありませんが、どちらかというとカジュアルな印象になります。ビジネスシーンではより丁寧な“May I”を使いましょう。

担当者のスケジュールについて

Let me check if he/she is available.
(担当者が応対可能か確認いたします。)

確認に時間がかかる場合は、一言断ってから電話を保留にしましょう。

Can I put you on hold for a moment/minute?
(少々お待ちいただけますか?)

“Put someone on hold”で「保留にする」となります。
“for a moment/minute”は、厳密に一瞬/1分待ってもらうという意味ではなく、ほんの少しの間を指すときに使います。

電話が自分宛であった場合は、次のように答えます。

A: May I speak to Mr./ Ms. Yamada?
(ヤマダさんをお願いできますか?)

B:This is he/she.
B: Speaking.

(私でございます。)

一つ目の“This is he/ she”は聞きなれない表現で、him/ herが正しいのではという疑問を持つかもしれません。細かい文法事項にはなりますが、ここでのbe動詞は「連結動詞」といって動詞のあとに目的格の名詞を取らないので、主格のhe/ sheが正解なのです。

担当者につなぐ

I’ll put you through now.
I’ll transfer your call.

(今おつなぎします。)

「~<部署名><担当者名>におつなぎします」という表現を加える場合は、次のようになります

I’ll put you through to Mr.Yamada/the marketing department.
(ヤマダさんに/マーケティング部におつなぎします。)

部署名を指す際は、ある会社の特定の部署になるため、定冠詞の“the”が必ずつくということも覚えておきましょう。
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担当者が不在の場合

He/She is out of office now. I’ll tell him/her you called.
(現在外出中です。○○に電話があった旨伝えておきます。)

I’m afraid he/she’s not available. Can I take a message?
(あいにく、○○は対応ができません。ご伝言をたまわりますが。)

Mr.○○ is away this week, would you like to leave a message?
(○○は、今週不在にしております。ご伝言をたまわりましょうか?)

“I’m afraid”で「残念ながら」「申し訳ありませんが」のニュアンスを加えて、不在の理由を伝えます。「私が伝言を受ける」の意味で“take a message”、もしくは「(あなたが)伝言を残しますか」の意味で“leave a message”となり、主語をどちらにするかによって使い分けます。

I’m afraid he/she’s in a meeting until 3PM. Shall I have him call you back?
(あいにく、○○は午後3時までミーティング中です。後ほど折り返しいたしますか?)

Would you like him to call you back later?
(後ほど折り返しさせましょうか?)

前者の、“Shall I have him call you back?”は、提案の”shall I〜”と、使役動詞のhave「人に〜をさせる」を使って、「私が彼に電話をかけさせましょうか」の意味です。

後者の“Would you like him to call you back later?”は、直訳すると「あなたは彼に折り返ししてほしいですか?」という意味になり、相手の希望を伺う疑問文となります。

相手の情報を確認する

May I have your name please?
(お名前を伺っても宜しいでしょうか?)

Could I ask what company you’re with?
(会社名を伺っても宜しいでしょうか?)

How do you spell your name?
(お名前のつづりを教えていただけますか?)

名前を聞いた直後であれば、How do you spell that?と、your nameをthatに置き換えてもOK。聞いた情報を再確認する意味でも、スペルを聞いておくと良いでしょう。

Let me see if I got that right. Your name is Yamada, and your phone number is 123-456. Is that correct?
(念のため、間違いがないか確認させてください。お名前はヤマダ様で、電話番号は、123-456で宜しいでしょうか?)

Let me repeat your number.
(番号を復唱いたします。)

ビジネスの電話では、大切な内容は復唱するのが基本です。「正しく理解する」を意味する“get it right”や、「繰り返す」“repeat”を使って、英語で「復唱します」と言ってみましょう。

英語の電話も怖くない。落ち着いて対応しよう!

英語の電話に対して、“One moment, please.”だけで済ませてしまうのではなく、きちんと対応できるようになれば、社内でも一目置かれるかもしれませんね。一度うまく対応できれば、自信にもつながります。ぜひ、ご紹介したフレーズを積極的に使ってみてくださいね。

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