英語の会議も怖くない!外国人グループとうまくコミュニケーションする会話術

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「一対一ではなんとか英語でコミュニケーションができる」という方でも、複数人との会話に苦手意識を感じている人は少なくありません。しかしながら、ビジネスシーンにおいては、誰か1人と話すというよりも、複数人とコミュニケーションを取る場面の方が圧倒的に多く、仕事で活かせる実践的な英語力を身につけるためには、このスキルを磨いていくことが必要不可欠です。

今回の記事では、複数人を相手にする代表的なビジネスシーンである「挨拶」と「会議」の場面において、英語でのコミュニケーションを円滑に行うための会話術やポイントについてご紹介します。

【その1】挨拶・ファーストコンタクト

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ビジネス英会話において、まず基本となるのが挨拶です。英語でのコミュニケーションに限らず、ファーストコンタクトでは、いかに相手に好印象を与えられるかが大事なポイントとなります。そこで、ここでは挨拶の場面におけるポイントを使えるフレーズとともにご紹介します。

名刺交換の前に挨拶する

英語でのコミュニケーションでは、日本とは異なり、名刺交換の前にまずは先に挨拶をしながら握手をするのが習慣となります。相手の目を見て、軽く笑顔で握手を交わしましょう。握手は弱すぎず強すぎず、適度な加減が分からない場合は、相手の強さに合わせるとよいでしょう。

【フレーズ例】

・It’s a pleasure to meet you.
(お会いできて嬉しいです。)
・It’s an honor to meet you.
(お会いできて光栄です。)
・Thank you for visiting us today.
(本日はお越しいただきありがとうございます。)
・Thank you very much for giving us this opportunity.
(このような機会をいただき誠にありがとうございます。)

複数人における紹介の順番

自分が誰かを紹介するときには、まず来訪者を身内に紹介し、次に身内を来訪者に紹介するという流れになります。

【フレーズ例】

・This is my colleague, Taro Tanaka.
(こちらは私の同僚の田中太郎です。)
・I’d like to introduce Mr.Kato to you ?
(加藤さんを紹介させて下さい。)
・Let me introduce ~.
(〜を紹介させて下さい。)

日本人が気をつけたいこと

挨拶の時には、相手の目を見て、自信を持って堂々と話すことが大切です。「英語が苦手なので…」「英語がうまくなくて、すみません。」というのは、相手に迷惑をかけてしまって申し訳ないと思い、よく日本人が口にしがちなフレーズですが、英語でのコミュニケーションにおいては、このような気遣いは全く必要がありません。

このように伝えることは、相手に自信のなさや弱さの表れと捉えられ、誤解を生んでしまう危険性を孕んでいます。自信を持ち、大きな声と笑顔で話すように心がけましょう。

【その2】会議のファシリテーションを行う

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ここでは、会議の司会進行を行う場面において、これだけはおさえておきたいというポイントをひとつご紹介します。それは、「会議の目的を明確に伝えること」で、特に電話会議を行う際には大変重要となります。なぜなら、会議の目的をしっかり説明しなければ、相手に欠席されてしまう可能性が出てきてしまうからです。

英語の企業文化では、会議の参加者は、自分がその会議に関係があるのか、出席する意味はあるのかをはっきり判断する傾向にあるため、招集の段階から明確に相手に目的を伝える必要があるのです。実際に会議を行う際にも、会議開始の挨拶をした後に、目的やゴールについて参加者にしっかりと伝えることが重要です。

【フレーズ例】

・The purpose of this meeting is to review our accomplishments for this quarter.
(この会議の目的は、この四半期の業績について振り返ることです。)
・The objective of the call is to decide on X.
(電話会議の目標は、Xについて決めることです。)
・We’re here today to discuss next year’s budget.
(本日は、来年の予算について話し合います。)

【その3】会議に参加する

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次に、会議の司会進行ではなく、イチ参加者として臨む場合のポイントやコツについてご紹介します。

議論へのカットインの仕方

会話が複数人で行われる場合、自分が発言をするタイミングをはかるのに苦労していませんか? そこで、自分への注意を引くために使えるテクニックが「発言している人の名前を呼ぶ」という方法です。まず相手の名前を呼ぶことで注意を引き、“May I say something?(ひと言よろしいですか?)”“May I interrupt you for a moment?(ちょっとよろしいでしょうか?)”“Excuse me for cutting in.(割り込んですみません)”などのフレーズを添えて、自分が言いたいことを伝えます。

ここで出てきた「May I 〜」という表現は、相手に許可を求める丁寧な表現となり、ビジネス英会話ではぜひとも覚えておきたいフレーズです。

事前準備でできること

複数の参加者がいる会議の場では、自分がこれだけは伝えたいという大事なことに関しては、当日のファシリテーターや参加予定者に事前にメールをしておくという根回しをしておくと安心です。そうしておけば、会議中に会話についていけなかった場合や発言の機会を逃した場合のリスクヘッジができます。

また、会議に参加する前には、自分が話す内容を決めて、それをスラスラいえるよう練習するという準備はぜひとも時間を確保して行いましょう。使いそうな単語や表現は最低限調べておき、会議に臨みます。プレゼンテーションもそうですが、会議では事前準備がとても大切です。準備をしておくことで、不安な気持ちも和らぐことでしょう。

なお、この他にも以前の記事にて、会議において発言力を強化するためのテクニックを便利なフレーズとともにご紹介していますので、ぜひそちらも参考にしてみてくださいね。


【過去記事】相槌マシーンはもう卒業!
ビジネス英会話で最も重要な「発言力」を養う3つのテクニック


おわりに

いかがでしたでしょうか。今回ご紹介したフレーズや会話術について学んだ後は、何よりも「習うより慣れろ」です。何度も繰り返して練習することで、自然とそのフレーズが出てくるようになります。ぜひ実際のビジネスシーンでも、どんどん実践してみてくださいね。

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