ビジネスメールを英語で送れる?自己紹介メールの書き方<例文付>

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カンファレンスや、打ち合わせで名刺を交換した取引先の人。さっそく関係性を構築するためにも、一度は「今後ともよろしくお願いいたします」というメールを送りたいところですよね。

でも、「日本語の表現にしっくりくる英語が見当たらず、困ってしまった」ということはありませんか? 今回は、ビジネスメールでの挨拶に使える英語表現を見ていきましょう。

宛名や挨拶のビジネス英語メール

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名刺交換後、初めてとなるメール。このセクションでは、会社の資料を送ったり「これからよろしくお願いします」という簡単なメールを送ったりするシチュエーションで使えるメール例をご紹介します。

基本的に自己紹介を兼ねた英文メールの構造は次の4つの部分に分けることができます。

1.宛名(○○様)

Dear Mr./ Mrs. /Ms. 〇〇

宛名は”Dear”から書きましょう。ある程度の関係性があるのであれば、ファーストネームでも良いですが、初めてのメールの場合は、ラストネームが無難です。

よく日本語のビジネスメールで出てくる「ご担当者様(関係者各位)」という表現は、英語では“To whom it may concern”と表します。日本語と同様に、代表アドレスや問い合わせ用メールアドレスを使用して誰宛か分からない場合に使います。

2.名乗る(自己紹介)

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My name is ○○ from △△ Corporation.
(△△株式会社の○○でございます)

My name is ○○, 役職 of 部署 for 会社名.
(○○会社○○部○○担当の○○でございます)

My name is ○○, I am a CEO of △△.
(△△でCEOをしている○○と申します)

名前を名乗るときは、ビジネスシーンでは“My name is”を使うのが一般的ですが、それはEメールでも同じ。さらに、会社名を”from 会社名”といった形で付け加えることで、「どこの誰か」というポイントが明確に伝わります。役職や部署名まで詳しく伝えたい場合は、2つめの例のように書きましょう。

3.出会った場面を伝える

たくさんの人と一度に名刺を交換するような場面も多いビジネスシーン。初めてのメールでは、名前だけではピンと来ない場合もあります。メールの冒頭で、相手とどこで知り合ったのかを説明しましょう。

We met each other last week at ○○ Conference in Tokyo.
(先週東京で行われた○○カンファレンスでお会いしました)

I saw your presentation at ○○ Expo.
(あなたのプレゼンテーションを○○エクスポで拝見しました)

We talked briefly at the conference last month.
(先月のカンファレンスで簡単にご挨拶させていただきました)

4.本文

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上記の1〜3の要素だけでなく、英語メールの「本文」もまた、できるだけ簡潔かつ単刀直入に話題に入るのが得策です。以下では、冗長な表現を避け、伝えたい内容をピンポイントで表現する際に役立つフレーズを幾つか紹介します

I am writing you in regards to our service I mentioned the other day.Please find the attached file for your reference. For further information or if you have any questions, please do not hesitate to contact us. I hope to have the opportunity to work with you in the future.
(先日お話した弊社のサービスについてご連絡差し上げております。参考に添付のファイルをご確認ください。より詳しい情報や、質問等ございましたら、お気軽にお申し付けください。お仕事できることを楽しみにしております)

「〜に関してご連絡をしております」

本文の冒頭部分にはメールの目的を書き、用件が何であるかを明らかにします。この「〜に関してご連絡差し上げております」を表す英語フレーズとしては、いくつか表現例があります。

“I am writing you in regards to/concerning〜”

“I am writing (you) to request information about〜”

“I am contacting you for the following reason.”

「〜に関して」を意味する“in regards to”、“concerning”の後には、名詞が続きます。「〜のためにご連絡しています」を表す“I am writing you to〜”という文の中では、“to provide the information you requested.(ご依頼いただきました情報をお送りするために)”など、toの後ろに動詞を続けましょう。

また、 英文ビジネスメールや論文では、“I’m”や“We’d like to”などの省略形を用いるのではなく、“I am”、“We would like to”という非省略型の文章にすることでフォーマルな印象を与えることができます。

「添付ファイルをご参照ください」

こちらもビジネスメールでは頻出の表現。「添付する」を意味する動詞“attach”を使います。挨拶のメールをする際に、まずは自社のパンフレットや、話に出た資料を送りたいというシチュエーションなどで使いましょう。

Please find attached information you requested.
(ご依頼のあった情報を添付いたします。)

You will find the attached product brochure you requested.
(ご依頼いただいた製品パンフレットを添付いたします。)

Please find the attached file for your reference.
(ご参考までに、添付したファイルをご確認ください。)

「今後ともよろしくお願いいたします」

実は、日本語メールの締めくくりに使う「よろしくお願いいたします」という便利な表現にぴったり該当する英語フレーズはありません。「今後一緒に仕事ができることを楽しみにしている」のような具体的な表現をかわりに使いましょう。

We would be pleased to do business with your company.
(貴社と仕事ができることを楽しみにしております)

I hope to have the opportunity to work with you in the future.
(将来、一緒に働く機会をいただけますことを楽しみにしております)

We look forward to doing business with you shortly.
(近々お取引ができることを楽しみにしております)

すぐに使える!ビジネスメールの英語例文

introduction_email_conference
直接自分は担当ではないけれど、取引先や知り合いの人に、同僚や知人を紹介したい。人脈作りがキーとなるビジネスのシーンではそんなシチュエーションがよくあります。以下では、紹介したい人、紹介先の双方の了解を得ていることを前提にしたメールの例文をご紹介します。

Dear ○○○,It was nice meeting you the other day at the conference. I hope all is well with you. As I mentioned I would like to introduce you to △△. He/she has been working in sales at XX company for the last 2 years.

Feel free to contact him/her at [xxxxx@email.com] and say I recommended you to connect with him/her.

(先日カンファレンスでお目にかかれて良かったです。おかわりなくお過ごしのことと思います。その際話に出た△△さんをご紹介したいと思います。△△さんはXX社で、過去2年間セールスを担当してらっしゃいます。
△△さんのEメールアドレス[xxxxx@email.com]まで、どうぞご連絡ください。私から連絡するよう勧めた旨、一言お伝えいただければと思います。)

紹介したい人をCCに入れて、同時にEメールを送りたいという場合は、次の一文を添えましょう。

I have copied him/her on this email so you can contact him/her directly.
(○○さんをCCに入れましたので、直接ご連絡いただければと思います)

ビジネスメール英語を完璧にしてバッチリ決めよう

第一印象を大きく左右する挨拶のメール。英語のビジネスメールでは簡潔に明確に内容を伝えることが大切。きちんとしたメールで、実りあるビジネス関係が築けるといいですね!

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