ビジネス英語、メールを書くときのポイント

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グローバル化が進む現代のビジネスシーンでは、英語でビジネスメールを書く機会や必要性が増えています。仕事における日本語のメールの書き方に決まりがあるように、ビジネス英語のメールにもルールがあります。

今回は、英語で書くビジネスメールの基本についてご紹介します。いざというときに慌てず対応できるよう、コツをつかんでおきましょう。

<ビジネス英語メール>の件名

<ビジネス英語メール>の件名は、相手が即座にどんな用件なのか判断できるタイトルにしましょう。

例)
Notification of meeting on Monday(月曜日の会議について)
Question about new project(新規案件に関する質問)
Inquiry about price change(価格変更に関する問い合わせ)

重要度が高い場合は、タイトルの前に【Urgent】(至急) 【Important】(重要) 【REQ】(Requestの略)を加えると注意を促せます。なお、冠詞(“The”や“A”)は省略しても構いません。

また後々、メールを検索しやすいように、件名の最後に日付や製品名・製品番号等を記載するのもいいでしょう。
ちなみに、ビジネス英語メールの件名に「!」マークを付けたり、「NMonM」のように省略しすぎるタイトルはスパムメールと判断されて自動削除されることがあるため注意が必要です。

<ビジネス英語メール>の冒頭・本文・署名

<ビジネス英語メール>の冒頭

“Dear” + “Mr.” または“Ms.” + 相手のラストネーム(苗字)+ ,(カンマ)」が一般的です。

例)
OK:Dear Mr. Obama, / Dear Mr. Barack Obama, / Dear American president,
NG:Dear Mr. Barack, / Dear Obama, / American president,

日本人に多い間違いは、Mr. Barack,のように、「“Mr.”(または“Ms.”)+ファーストネーム」と書いてしまうことです。

どちらがラストネームかファーストネームなのかわからない場合は、フルネームを記載したほうが無難です。なお、女性の場合“Mrs.”を使うこともありますが、ほとんどの場合“Ms.”で通用します。

またビジネス英語のメールである場合、相手の名前が不明な際には、役職名(Sales manager, Branch manager, Supervisor,など)や、“Sir,”(男性とわかっているとき)や“Madam,”(女性とわかっているとき)、 “Whom it may concern,”(関係者各位) などで代用しましょう。ちなみに、相手に「“Dr.”(博士号)」や「“Prof.”(Professorの略、教授・先生)」といった学位がある場合は、学位名を使うほうが一般的です。

<ビジネス英語メール>の本文

<ビジネス英語メール>の本文は、短く簡潔に書きます。

<ビジネス英語メール>本文の基本構成は、
1.メールの目的
2.要望
3.締め文
4.結語

の4つです。なお、初めてコンタクトを取る場合は、最初に簡単な自己紹介を入れます。

例)
My name is Tom Cruise at ABC Corporation , and I am in charge of our sales department.
I would like to inform you about a meeting of the new product “X”.

Details of the meeting
Agenda: New product “X”
Location: Conference room at ABC Corp.
5F ABC Bldg., 1 Otemachi,
Chiyoda-ku, Tokyo
Date: August 11, 2014
Time: 1:00pm~

Please let me know whether you can attend the meeting by July 30.
If you have any questions I would be happy to answer them.

Best regards,

<日本語訳>
私はABC商事営業部門担当のトム・クルーズと申します。このたび新製品「X」に関するミーティングついてご案内します。

議題: 新製品「X」
場所: ABC商事会議室(東京都千代田区大手町1 ABCビル5F)
日時: 2014年8月11日月曜日
時間: 午後1時~

7月末までに会議参加の可否についてご回答ください。もしご不明な点があれば、喜んでご対応いたします。

なお、ビジネス英語メールでも、日本語のメールと同様に、相手がよほど親しい同僚などでない限り、「I would like to~(~させていただきたい)」 「Would it be possible to ~?(~していただくことは可能ですか?)」のような丁寧な言い回しをすることが重要です。

また、日付の表示は国により異なります。アメリカでは「July 30, 07/30」と表記するところ、イギリスでは「30th July, 30/07」となります。本文の終わりには、日本語でいう「敬具、かしこ、早々」に当たる「Best regards,」「Sincerely,」「Best wishes,」といった結語で結びます。ビジネス英語メールの場合は、「Love,」「xxx」といった友人向けの結語は慎みましょう。

<ビジネス英語メール>の署名

ビジネス英語メールの最後には、メール送信者の情報を書きます。相手が外国にいる場合は、電話番号やFax番号に国番号を加え、スムーズにコンタクトが取れるようにします。

例)
Tom Cruise
Sales Department
ABC Co., Ltd.
5F ABC Bldg., 1 Otemachi
Chiyoda-ku, Tokyo
tomcruise@ABC.com
Tel: +81-3-1234-5678
Fax: +81-3-1234-5689

<ビジネス英語メール>のまとめ

ビジネスメールは、用件を簡潔かつ丁寧な表現で書くことが大切です。英語のビジネスメールは、慣れるまでつい日本語を直訳し、冗長で響きの悪い文章になりがちです。ビジネス英語メールは、要点を絞り、相手が読みやすいよう、シンプルな文章を心がけましょう。

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