ビジネス英語メールにもう悩まない!そのまま書き写して使える英文例付

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取引先が海外の企業だったり、海外支社とやりとりをしたりしないといけないシーンはグローバル化する日本企業でも確実に増えてきています。しかし仕事で英文メールを書かないといけなくなったけど、注意するべきことがわからないことがよくわからない……という問題に遭遇するビジネスマンの方も多いのではないでしょうか?

この記事では、英語メール文の基本的な構成の仕方はもちろん、「依頼」「アポ取り」「謝罪」の3つのビジネスシーンを想定し、具体的なメール文例とともに応用的なフレーズを具体的に紹介します。

1. 英文メールの基本的な構成

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英文メールは、英語で書くフォーマルな文章とはまた少し違ってきます。文章の構成は、導入(Introduction)・本論(Body)・結び(Conclusion)の3つで固めることが基本になります。

導入ではメールをした趣旨と要件を簡潔に書きます。要件は本論に書くのではないかと思われがちですが、メールでは要件を手短に一番最初に書きます。そうすることで、メールの読み手が自分は何をするべきなのかを早い段階から把握することができるのです。

そして本論では、導入で簡単に書いた要件のさらに具体的な説明を書きます。具体的といってもダラダラと長い文章を書くのは禁物です。より詳細な情報を簡潔に書くことが求められます。自分は何をするのか、相手には何を伝えたいのか、または何をしてほしいのかを明確にはっきりと書きましょう。そして表現は一貫して丁寧さを持たせることを忘れずに。

メールの構成で大事なポイントが「KISS」と呼ばれる、Keep It Short and Simpleという手法です。これはつまり、「短く、シンプルにすることが伝えたい相手に伝えるべき情報が届きやすくなる」ということ。ただ、短かすぎたり、シンプルにしすぎるのにも注意です。シンプルさの中にも具体性を持たせることを忘れずに。

最後に、「◯◯様」で始まり「よろしくお願いいたします」で終わるのが日本語ビジネスメールのテンプレートですが、英文メールも同じく「Dear Mr./Ms. ◯◯」で開始し、「Best regards」で結ぶのが良いでしょう

2. 依頼をする際に使える例文3つ

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プロジェクト資料の確認依頼英語

I would like to request you to check the attached document about our next project.
(我々の次回のプロジェクト資料を確認していただけたら幸いです。)

メールに書類やファイルを添付したことを伝えるときは、attachedを使うと便利です。attached fileで「添付ファイル」、attached documentで「添付資料」という意味になります。「request」は依頼をする意味になります。Requestという動詞の前にwould like toのつけることで、とても丁寧な表現にすることができます。

レポートの締め切り共有英語

The project report is due this Friday. Would you submit it as a PDF file via Email?
(プロジェクトレポートの締め切りは今週の金曜日です。納品する際にはPDFファイルにして送っていただけますか?)

「due」とは「締め切り」を表す名詞ですが、具体的な締め切り日の前に前置詞的に用いることで上記の例文のように「〜〜が締め切りです」という表現を作ることができます。納期のリマインダーをするときには必須の単語になるでしょう。

添付ファイルの形式を指定したいときは「as a PDF file」もしくは「in PDF format」という具合に表現することができます。文頭には「Would you〜?」を使うことで丁寧に依頼することができます。

書類の間違い訂正英語

We found some mistakes from the submitted documents. Could you please correct these mistakes by next Friday?
(先日提出していただいた書類にいくつかの間違いを見つけました。来週の金曜までに直していただけますか?)

書類のやりとりになんらかのミスが発生することもビジネスシーンでは日常茶飯事でしょう。「Could you〜?」はWouldを使うときと同じく、丁寧な依頼文でよく使われるフレーズです。pleaseをつければ丁寧さは増します。修正をお願いするときは、正すという意味になる「correct」を使うのが適切でしょう。

3. アポイントメント/スケジュール調整の際に使える例文3つ

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アポイント依頼の英語

We would like to talk about our current project with you via Skype.
(スカイプにて直近のプロジェクトについてお話ができる機会を設けたいです。)

テクノロジーが発達した現代ではスカイプをはじめとするビデオ通話機能を使った会議や打ち合わせも増えていることでしょう。これはスカイプでの打ち合わせのアポイントメントを取りたいときに使えるフレーズです。viaは具体的な手段を表す名詞の前に置くことによって「〜を用いて/〜によって」という意味になります。スカイプ以外のツールを使うときは、viaのあとをそのツール名に置き換えましょう。

アポイントの時間調整英語

Could we change the time of our appointment from 10 a.m. to 2 p.m.?
(お約束のお時間を午前10時から午後2時へ変更することはできますでしょうか?)

急な往訪が入ったり、大事な会議が入るなど予定がなかなか安定せずにアポイントメントの時間を変更することもあるでしょう。時間変更の依頼のメールをするときに気にかけないといけないのが、時間表記。時間の表記の仕方は国によって異なります。

日本や多くのヨーロッパの国は24時間表示で午後2時は14時と表しますが、アメリカではAMとPMを用いることがメジャーです。取引先の国のしきたりによって、時間表記を変えることも大事なマナーです。

打ち合わせのお礼英語


Thank you for coming to ABC, Inc. today. We will send you the next project proposal by tomorrow.

(本日はABCカンパニーまでお越しいただきありがとうございました。明日までに次のプロジェクトの企画書をお送りします。)

打ち合わせで取引先にオフィスまでお越しいただいたときにお礼としてメールを送るときに使える例文です。もちろん、Thank youのあとにはvery muchを入れてもOK。ここでは次のアクションとして企画書の送付をするとしました。企画書はproposalと言います。

4. 謝罪をする際に使える例文3つ

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不備のお詫び英語

We are planning to hold our webinar at 3 p.m. today. However, it will be delayed because of system errors. It will start at 4 p.m. instead. We apologize for the inconvenience.
(本日午後3時よりウェビナーを予定しておりましたが、システムエラーにより4時からの開催になりました。ご不便をおかけし、申し訳ございません。)

予定していたものが遅れることもよくあることですが、そこで先方に必ず伝えないといけないのは謝罪の気持ちとその理由です。誰かに何かを謝る時は、sorryを使うことがよく知られていますが、apologizeを使う表現もあります。inconvenienceは不便という意味になり、 apologize for inconvenienceは謝罪の場面でよく使われるフレーズの1つになります

企画書の間違いへのお詫び英語

I appreciate your letting us know our mistakes on the project proposal. We have corrected those mistakes and attached a revised document to this email. We are sorry for the inconvenience and will try not to let it happen again.
(企画書の間違いを指摘してくださりありがとうございました。修正をいたしましたので、こちらのメールに添付した書類をご確認ください。このようなミスをしたことをお詫びするとともに、再発防止に努めます。)

自分のミスを先方から指摘されることもないとは言えません。何かミスを指摘されたときは、それに対して謝る気持ちを表現するときもあれば、「教えてくださりありがとうございます」と言うこともあります。「appreciate」は感謝をフォーマルに表す単語ですが、目的語に「人」ではなく「行為」をとるので注意が必要です。

We apologize for our delayed payment. We will transfer the money to your account the first thing tomorrow morning. We ask for your understanding and your patience.
(入金が遅れましたことをお詫びいたします。明朝一番、貴社の銀行口座にお振込をさせていただきます。ご理解いただけますと幸いです。)

「ご理解ください」「しばらく猶予いただけますと幸いです」これらの意味を同時に表せるのが上記の表現です。ここにも先述したappreciateを用いることによって、Your understanding will be appreciated.と表現することも可能です。

他にも、Your prompt reply wll be highly appreciated.(できれば早急に返信いただけますと幸いです)など、ビジネスメールでは何かと汎用性の高い言葉なので、使いこなせるようになりたいですね。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ビジネスメールでは、日本語と同じように英語でも丁寧な言い回しが求められます。今回はwould, couldをはじめとして、apologizeやappreciateなどのより丁寧な言い回しをご紹介しました。丁寧さを出しながらも、簡潔に具体的に要件を伝えられるようになることが大事になるでしょう。

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