【ビジネスですぐ使える!】「ヤバい、提出が遅れそう……」そんなとき、あなたの遅れを”つい許してしまう”メールテクニック

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「ヤバい……ドキュメントの提出が今日までだった!間に合わない!」

うっかり忘れてた……そんなシチュエーション、ありますよね。
こんなとき、相手がどんな人であれ、あなたの遅れを“つい許してしまう”メールの書き方をお教えします。

テクニック1:まずは自分がちゃんと手を尽くしたんだ、ということを示す

提出が遅れるとき、どんなにそれまで何もやっていなかったとしても、「ちゃんと手を尽くした」ということをアピールします。

そのとき使うのが、”unable to”です。
このとき、”I’m sorry” は自分の否をアピールすることになってしまうので、むやみに使ってはいけません!

Though we have tried our best to do so, we’re unable to send the documents on time.
「できるだけことのことはしたのですが、予定どおりにドキュメントをお送りすることができません。」

ここで主語を ” I ” ではなく”we”にするのもポイント。
“私が”ではなく“我々(=組織)”にすることで、自分の否であるというイメージをニュートラルにすることができます。

テクニック2:遅れる理由には“受動態”を使って自分が原因を作ったのではない風に見せる

明らかに自分がデータの集計をしてなくて提出が間に合わなかったんだけど……
というときでも、「自分が集計できていないから」ではなくて「データが集計されていないから」とシレッと書きます。

The reason for the delay is that some of the data has not been compiled yet.
「遅れの理由として、いくつかのデータがまだ集計されていないのです。」

受動態の表現は“責任逃れ”として嫌われることもありますが、実際はまさにそれが狙いで受動態を使うネイティブって多いんです。日本人の美徳で、むやみに謝ったり、自分が遅れの原因を作ったことをアピールする書き方は、相手につけこまれる隙を与えてしまうだけなので要注意!

テクニック3:相手にとって最善ではないことはちゃんとわかっているよ、ということを伝える

相手との約束の期限を守れなかったとき、「ちゃんとあなたのニーズは理解していて、今それに応えられていないことはわかっているよ」ということを伝えることで、相手を安心させ、ポジティブな気分にさせます。

We recognized it would have been best if we could have sent it this week.
「今週お送りできれば一番よかったのは理解しています。」

テクニック4:相手に拒否させる余地を与えず期限の延長を求める

期限の延長をしたいとき、反発心を覚えさせず、相手がそのお願いを受け入れざるを得なくなる書き方をします。

We will try to send the documents on 1 December. We realize this delay will cause some inconveniences so we appreciate your understanding and kind support.
「ドキュメントは12月1日にお送りするよう尽力します。この遅れでご迷惑をおかけすることは理解しております。御社のご理解と寛大なご協力に感謝いたします。」

ここで” cooperation”(ご協力)ではなくて”support”(ご支援)という言葉を使っているのもポイントです。実は、”cooperation”には「相手を下か同じレベル」に見ているニュアンスがあったりします。この点、”support”を使ったほうがソフトで、さらに「寛大な気持ちで手を差しのべてね」という意味を含んだ単語なので、よっぽど冷たい人間じゃない限り、拒否できなくなってしまうんですね。

ここで、こんな書き方をしないように注意してください!

“Please understand our situation.”
どうぞ私たちの状況をご理解ください。

自己中心的な印象を与えるだけではなく、だいぶテンパってる感も出てしまうんです。

まとめるとこんなかんじ。うまく伝えて、ピンチを乗りきっちゃいましょう!

Dear ◯◯◯,

Though we have tried our best to do so, we’re unable to send the documents on time.
The reason for the delay is that some of the data has not been compiled yet.

We recognized it would have been best if we could have sent it this week, but we will try to send the documents on 1 December. We realize this delay will cause some inconveniences so we appreciate your understanding and kind support.

◯◯様

できるだけことのことはしたのですが、予定どおりにドキュメントをお送りすることができません。遅れの理由として、いくつかのデータがまだ集計されていないことがあります。
今週お送りできれば一番よかったのは理解していますので、ドキュメントは12月1日にお送りするよう尽力します。この遅れでご迷惑をおかけすることは理解しております。御社のご理解と寛大なご協力に感謝いたします。

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