【ビジネスですぐ使える!】たとえ相手が社長でも“ナメられない”メールテクニック

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大事なプロジェクトを任されたは良いものの、「正直、ナメられそう……」という立場のとき。たとえ相手が社長でもだれでも、ちょっとした心理戦で対等に交渉することができるテクニックをご紹介です!

テクニック1:他の権力を利用して自分を“不可欠な存在”に

自分が「ナメられるかも」と思う立場のときは、相手にとって影響力のある他の権力をうまく使い、自分を相手にとって“不可欠な存在” にします。悔しいけど、それで相手がスムーズに動くなら、これも立派なビジネススキルです。

☞相手にとって最も影響力の大きい人と直接関わっていることをアピール。

Hello, I am ◯◯ from A&B company. Mr. XX, the general manager, is my immediate boss and he asked me to contact you.
「A&B companyの◯◯と申します。本部長のMr. XXは私の直属の上司であり、彼に頼まれてあなたにご連絡をさせていただきました。」

”immediate boss” 。は直属の上司。覚えましょう!

☞自分の所属する組織の影響力の方が大きければ、そっちをアピール。

Hello, I am ◯◯. On behalf of A&B company, I am writing to you regarding your proposal.
「◯◯と申します。A&B社に代わり、いただいたご提案書の件で連絡させていただいております。」

“I’m writing to you regarding〜” 「〜の件でご連絡しております」も使えますね!

テクニック2:相手を指摘するときは逃げ道をつくる

あなたが弱い立場にある場合、相手の間違いを指摘するときは、”seem to”(〜ように見える)を使って断定を避けます。たとえ、相手の間違いを確信できていても、です。

相手がプライドの高い人であるほどメンツを守ってあげることが関係性の維持に大事ですし、万が一自分の指摘が間違っていたとしてもナメられずに済みますからね。

The proposal you gave seems to have some mistakes and misunderstandings between us.
「いただいたご提案には、いくつかミスと我々との認識の相違があるようです。」

テクニック3:客観データを添付して自分の意見の信頼度を上げる

第三者機関の客観データをメールに添付するだけで、あなたの意見に対する信頼度がグッと上がります。

For your reference, I have attached the market analysis report prepared by YY.
「ご参考までに、YY作成の市場分析レポートを添付いたします。」

“For your reference” は、「必ず見てね」ではなく、「見たければ見てね」というニュアンス。相手を強制することなく説得材料を与えることができます。

テクニック4:無意識下で相手に一体感をもたせる

“we”(私たちが)ではなく “all of us ”(私とあなたの全員が)を使うことで、相手に潜在的な“一体感(仲間意識)”をもたせることができます。

Mr.XX asked me to hold a meeting and make sure that all of us are on the same page.
「Mr.XX(本部長)から、ミーティングを開催し、私たち全員が確実に同じ認識でいられるようにと頼まれております。」

ここでも本部長登場。権力者を使った方が相手を動かせそうなときは、こんなかんじでちょいちょい登場させるのもコツです。

“be on the same page” 「みんなが同じ認識下にいる」という表現。
私の上司だった外国人マネージャーも連発していた言葉の一つです。これをサラっと言えればこなれて聞こえますよ!

テクニック5:相手をもち上げて”No”と言えない気持ちにさせる

”価値がある”、”助けになる”など、その人の存在意義を強調されて悪い気がする人はいませんよね。相手が自分の権力に誇りをもっている人ほど、“持ち上げる”と効果的です。

I am sorry to bother you while you are busy, but it would be really valuable if you attend the meeting.
「お忙しいところ恐縮ですが、あなたにミーティングにご参加いただけたら本当に価値があります。」

”valuable”「価値がある」がちょっとオーバーだな、というときは “helpful”「助かる」でもOKです。

“I am sorry to bother you while you are busy,” 「お忙しい中恐縮ですが」も知っていると便利ですね!

ここまで実行すればやりとりはスムーズに進むはず。
それでも無茶な要求をしてくるなら……こんな奥の手を使ってみてください!

テクニック6:「あなたにだから言うけど…」で相手をノックアウト!

相手が一筋縄でいかないようなら、 “To tell the truth” を使って個人作戦にでます。
「あなたにだから言うけど、実は……」と内情やホンネをチラ見せすることで、相手はグッとあなたに協力しなきゃ、という気分になるんですね。

To tell the truth, your opinion was helpful and I liked it, but A&B company’s brand strategy is going in different direction.
「正直なところ、あなたのご意見は有用で私自身好きだったのですが、実はA&B社のブランド戦略は違う方向へ向かっているのです。」

テクニック7:あまりに横暴なら“「ちょっと自己中じゃない?空気読んで?」オーラ”を出してみる

あまりに相手が無茶をいうなら “「ちょっと自己中じゃない?空気読んで?」オーラ”を文面にプンプン匂わせちゃいましょう。そのためには、 “want ” を使います。
そして最後は勝手に閉店ガラガラ
でもこれ、お客様や自分のクビを切れちゃうような重要な人には使わない方が無難かも!

If you want additional changes, it will delay the launching date of our new product. I’d like to thank you in advance for your kind understanding and assistance in all this.
「もし追加的な変更が必要というなら、我々の新商品の発売日が遅れてしまうので(実際無理です)。あなたの寛大なご理解と全てのご援助に感謝いたします(=勝手に閉店ガラガラ)。」

ちなみに、”want”を ”need” に変えれば、「相手の要求はごもっともなんだけど」というニュアンスに変えられますよ。

いかがでしたか?相手が人間である以上、うまく相手の心理や空気を読みながらやりとりできることはデキるビジネスマンの必須条件。ぜひ今回ご紹介したニュアンスを覚えて、ビジネスシーンでの“信頼”を積み重ねていってくださいね!

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