メールとはどう違うの?英語での「手紙の書き方」を知ろう

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英語で仕事をする上で欠かせないライティングのスキル。必要となる主な場面としてメールとともに挙げられるのが英文レターです。

日常的に使用するメールに対し、英文レターは正式な書類としても扱われ、その書き方には決まった形式やルールがあります。そのため、自己流で書いてしまうと「基本的なビジネスマナーを知らない人」…というネガティブな印象を相手に与えてしまいかねません。ビジネスパーソンにとって、きちんとした英文レターを書けるスキルは必須と言えるでしょう。

今回の記事では、英文レターの書き方について、メールとの違いに触れながら、これだけは最低限おさえておきたい基本知識やポイントをご紹介していきます。

英文レターの基本レイアウト

英文レターには、基本的なレイアウトがあります。グローバルスタンダードを無視したレターは、読み手にとって分かりにくく、用件がうまく伝わらないリスクも高まります。必ず決まったスタイルに沿って書くようにしましょう。

今回は、代表的な3つのレイアウトをご紹介します。

(1)フルブロックスタイル(Full Block Style)

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・レターの構成要素(日付、宛名、本文など)は全て左寄せにする
・アメリカで主に使われる

最近の主流となってきているのが「フルブロックスタイル」です。各構成要素の間に一行を入れ、全て左寄せにすればいいだけなのでメールとも似ており、シンプルで書きやすいスタイルです。

(2)セミブロックスタイル(Semi Block Style)

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・日付、結辞、署名は右寄せにする
・結辞と署名の書き出しの位置をそろえる

(3)セミインデントスタイル(Semi Indented Style)

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・日付、結辞、署名は右寄せにする
・本文は各段落の書き出しをインデント(5文字程度字下げ)する
・イギリスで主に使われる

また、レターを作成するときには、相手が見過ごしたり混乱したりしないように、「ひとつのレターに対し用件は1件」が原則です。

英文レターの構成要素

では、英文レターの構成要素について、順番に解説していきます。基本的な英文レターは、次の8つの要素から成り立っています。

(1)レターヘッド[Letterhead]
(2)日付[Date]
(3)宛先(書中宛名)[Inside Address]
(4)敬辞[Salutation]
(5)本文[Body]
(6)結辞[Complimentary Close]
(7)署名[Signature]
(8)その他


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(1)レターヘッド[Letterhead]

レターヘッドには、社名、商号やロゴ、住所・電話・ファクス番号、メールアドレス、URL等、発信元となる会社の情報を記載します。すでに会社で使用されているテンプレートがあれば、それを使うといいでしょう。2ページ目以降には不要で、1ページ目のみにつけます。

(2)日付[Date]

メールでは、自動的に送信日時が記録されますが、レターの場合は自分で発信日を記載する必要があります。日付のない文書は無効となってしまうため、忘れずに記載しましょう。アメリカ式では、月・日・年の順番で、イギリス式では日・月・年の順番で書きます。

<例>2017年2月1日
【アメリカ式】February 1, 2017
【イギリス式】1 February 2017
・月は、数字ではなく英語で書く(Janなどと略さない)
・日の表記には、-st、-nd、-rd、-thなどは入れない
・イギリス式は、「日月」と「年」の間にカンマ(,)は不要

(3)宛先(書中宛名)[Inside Address]

受取人の情報を、封筒の宛名(Outside Address)と同じように書きます。次のような順番で分かる範囲を記載しますが、すでに相手からレターや名刺などを貰っている場合は、その表記方法と一致させるのが礼儀です。

①名前:敬称(Mr./Mrs./Ms./Miss)+フルネーム
②肩書き/役職
③部署名
④会社名
⑤住所 ※番地、市、国など小さい単位から順に書く

<例>
Mr.John Smith …①
Sales Department …③
ABC Company …④
1234 ABC Street …⑤
Los Angeles, California 12345
USA
※「②肩書き/役職」が不明の場合

特に、この(1)〜(3)はメールとは異なる要素なので、しっかりとおさえておきましょう。

(4)敬辞[Salutation]

日本語の「拝啓」「前略」などにあたる部分です。「Dear」を使い、受取人の姓に敬称をつけて表記するのが一般的です。終わりにはコロン(:)を忘れずに記載します。なお、フルネームを書いてしまうのは間違いなので注意しましょう。

<例>Dear+敬称+姓+コロン
◯ Dear Mr./Ms. Smith:
X Dear Mr.John Smith:

【参考】名前以外の表記例
・相手の名前が分からない場合 Dear Sir/Madam:(担当者様)
・責任者宛て Dear Sales Manager:(営業部長様)
・特定の部署宛て Dear Customer Service Representative:(カスタマーサービスご担当者様)
・不特定多数宛て Dear Customer(お客様各位)

(5)本文[Body]

メインとなる重要な部分です。本文は「導入・本体・締め」の3つの構成でまとめると分かりやすくなります。

【導入】目的・用件を明記する
相手にレターを書く理由・目的を明確化します。これにより、相手もすぐに何についてのレターなのか、用件を把握しやすくなります。

【本体】用件の詳細を説明する
導入で記載した用件について内容の補足説明を行い、伝えたいことを簡潔にまとめます。本体が長くなる場合は、複数のパラグラフ(3〜4程度)に分けます。

【締め】結論をまとめる
ここでは、相手にしてほしいこと(アクション)を明記すると、コミュニケーションが円滑に進みます。

「導入」に日本式の挨拶は不要!

英文レターでは、「貴社ますますご盛栄のことと〜」「平素は格別のお引き立てを賜り〜」といったような挨拶は不要です。導入部分で何よりも大事なのは、レターの目的・主旨について簡潔に述べることです。

簡潔明瞭に、短い文章でスッキリ書く!

読み手の立場に立って、できるだけ簡潔かつ明確に書きます。余分な情報は入れず、回りくどい・難しい言い方は避け、ダイレクトに表現しましょう。また、一文は短めにして、見た目にもスッキリとした文章で伝えることが大切です。

(6)結辞[Complimentary Close]

日本語の「敬具」「草々」などにあたる部分です。メールでは「Best Regards,」やなどがよく使われますが、レターにおいてはよりフォーマルな「Yours sincerely,」「Sincerely yours,」などが適しています。始まりを大文字で書き、最後にはカンマ(,)をつけます。

【アメリカ式】Sincerely yours,
【イギリス式】Yours sincerely,

(7)署名[Signature]

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レターにおいて、署名は重要な意味を持っています。必ず直筆でサインをし、その下にタイプした名前と役職名や部署名をフルネームで記載します。

(8)その他

(1)〜(7)が基本的な構成要素となりますが、たとえば次のような要素を入れる場合もあります。

件名[Subject]

「(5)本文」の前に、「Subject:」もしくは「Re:」を目立つように書きます。

<例>
・Subject:Forthcoming Exhibition ←太文字
・SUBJECT:YOUR RESERVATION ←大文字
Re: Request for Information ←アンダーライン

同封物に関する注[Enclosure Notation]

「(7)署名」の後に記載します。メールでは「Attached」「Attachment」という表現となりますが、郵送の場合は「Enclosed」「Enclosure」を使い、同封物の数や内容などを書きます。

<例>
Enclosure ←1つの場合
Enclosures:(2) ←()内に数を記載する
Enclosures:
1.Service Price List
2.Schedule

おわりに

以上、英語での手紙の書き方をご紹介しました。基本知識を入れたら、あとはアウトプットあるのみです。早速、英文レターを書く練習をしてみてみましょう!

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