《便利な議事録フォーマット》海外で「議事録」は当たり前って知ってた?【キャリアアップのためのビジネス英語講座】

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日本では軽視されがちな「議事録」ですが、グローバルでは議事録をとってスピーディにシェアするのがもはや当たり前です。「会議で何が決まって、何が決まらず、誰がいつまでに何をするのか?」ということの認識を一致させることで、個々人の認識の相違から生まれるロスを回避し、ビジネスを効率化することができるんですね。

今回は、すぐに使えて便利な議事録フォーマットをご紹介します!

1.まずは「会議タイトル、時間、開催場所」

Strategic Marketing Meeting(マーケティング戦略会議)
Date and time:01 November 2016, 10:00a.m to 11:00 am.(JST)
Location:Rare Job, Conference room B

◆タイトルは、何についてのミーティングなのか?が一目でわかるように書きます。
◆時間は、どこの時間なのか?を示すとより親切です。JSTは”Japan Standard Time”の略で「日本時間」を表します。

2.「議長と参加者」だけでなく「欠席者」の記載を忘れない!

Chairperson(議長):
フルネーム(Mr. Mrs.等の敬称は省略),Senior manager(職位)
Employees present(参加者):
フルネーム(Mr. Mrs.等の敬称は省略),Manager(職位)
フルネーム(Mr. Mrs.等の敬称は省略),Salesperson(職位
Members not present(欠席者):(none)

◆すべて、Mr. Mrs. などの敬称は省略してOKです。
◆「参加者」だけではなく「欠席者」を書くのを忘れないようにしましょう。場合によっては、意思決定の可否に影響することもあるからです。
◆参加者は、”participants”“In attendance”、欠席者は ”absent”でもOKです。

3. 「ミーティングの目的」は簡潔かつ明確に!

Meeting purpose:
To discuss medium and long term cost-cutting measures.
(中長期的なコスト削減施策について議論すること)

◆会議は目的を失ってしまうと、「不毛な時間」と化してしまいます。議事録をとる際も、「この会議は何を目的としている(いた)のか?」をとにかく簡潔かつクリアに書くようにしてください。
◆「~をすること」は、“TO不定詞”を使いましょう。”To define”(~を定義すること)、“To brainstorm”(~をブレストすること)など。

4.「アジェンダ」はコピペでOK!

◆アジェンダとは「会議で議論されるトピック」のことで、通常、会議開催前に通知されます。これに関しては、事前に通知されたものをコピペすればOKです。
ここで大事なのは、「トピックの全貌と流れがわかること」なので、複雑なものは簡潔にアレンジしても良いですね。

5.「議論のポイントと結論」は箇条書きでとにかく簡潔かつ明確に!

Discussion points and Conclusions:
-To outsource some accounting work to Philippines.
(一部経理業務のフィリピンへのアウトソース)
-To reduce advertising expenses by 20%.
(広告宣伝費を20%カット)

◆上記3の会議の「目的」に対し、「何を議論し決定したのか」を箇条書きにします。
下記6の「未解決事項・アクションプラン」と並び、議事録の中で最も重要な項目です。これらをいかに簡潔にクリアに記せるか、であなたの頭の中がいかに整理されているかがわかってしまいます!
◆ここでも”TO不定詞”が便利です。

6.最後は「未解決事項・アクションプラン」と「今後のスケジュール」

Open issues and Actions:
-Need to decide whether or not to expand to Singapore.
(シンガポール進出是非の決定)
→Yuri Horota will conduct a market research by next meeting. (Horota氏が次回会議までにマーケットリサーチを行う)

Schedule:
-Next meeting will be held on 09 November 2016.
(2016年11月9日次回会議開催)
-Forthcoming speakers will be informed by e-mail.
(次回スピーカーはメールにて通知)

◆今回の会議で解決できなかったこと、または議論する中で新しく生じた論点などを箇条書きにしていきます。一つ一つの課題に対し、「誰がいつまでに何をするのか」のアクションプランも必ず添えるようにしましょう。
◆最後は、今後のスケジュールです。次回のミーティング日程と、もし次回のスピーカーや議題などがわかっているなら、それもここに記すとわかりやすいでしょう。

いかがでしたか?
自分が議事録作成者ではない場合でも、常にこれらの項目を意識してメモし、シェアされた議事録が正しくないと思ったら、必ずコメントするようにしましょう。「コメントなし=異議なし」のサインになってしまいます!

《議事録サンプル》

Strategic Marketing Meeting

Date and time:01 November 2016, 10:00a.m to 11:00 am.(JST)
Location:Rare Job, Conference room B
Chairperson:
フルネーム(Mr. Mrs.等の敬称は省略),Senior manager(職位)
Employees present:
フルネーム(Mr. Mrs.等の敬称は省略),Manager(職位)
フルネーム(Mr. Mrs.等の敬称は省略),Salesperson(職位)
Members not present:(none)

Meeting purpose:
To discuss medium and long term cost-cutting measures.

Agenda: ※事前通知されたものをコピペでOK
(1)…
(2)…
(3)…

Discussion points and Conclusions:
-To outsource some accounting work to Philippines.
-To reduce advertising expenses by 20%.

Open issues and Actions:
-Need to decide whether or not to expand to Singapore.
→Yuri Horota will conduct a market research by the next meeting.

Schedule:
-Next meeting will be held on 09 November 2016.
-Forthcoming speakers will be informed by e-mail.

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