“賢い選択”のできるビジネスマンに使ってほしいメールテクニック【キャリアアップのためのビジネス英語講座】

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ビジネスシーンでは、あなたのちょっとした”賢い選択”が相手との関係やビジネスの行方を左右します。今回は、そんな”賢い選択” のできるビジネスマンにぜひ使ってほしいメールテクニックをご紹介します。

1. 期限に遅れたら催促がくる前にすかさずこんなメールを1本!が賢い選択

「クライアントのリクエストの期限が昨日までだった……!」ってこと、ありますよね。そんなときは、相手から催促がくる前に、こんなメールを出して先手を打ちます。期限に遅れることに変わりはありませんが、たった1本のメールで相手はあなたにつけこみにくくなります。

“I’m writing this regarding your e-mail dated February 29. We are aware that we have not yet responded to your request. Your request is more complicated than we initially thought and it will require more time to find a more comprehensive answer. We appreciate your being patient with us.”

2月29日に頂戴したメールについてご連絡させていただいております。ご依頼いただいた件について、まだお返事差しあげていないことは認識しております。頂戴したリクエストが当初思っていたよりも複雑であったため、よりきちんとしたご返答をさせていただくためにもう少々お時間をいただく必要があろうかと思っております。寛大なご対応に感謝いたします。

”sorry”や “apologize”を使ってむやみに謝らないのがポイント!相手につけこむ隙を与えてしまい、責任を押し付けられるリスクが生じます。

2. 万が一催促が来てしまっても、むやみに謝らない!が賢い選択

相手から催促が来てしまっても、一呼吸。ここでも”sorry”や“apologize”といった、直接的な謝罪の言葉をむやみに使わないようにします。「謝罪の言葉は使わずして反省の意を示す」が賢いビジネスマンの選択です!

“We appreciate your gentle reminder. We are aware that the timing of the completion deviates from the time frame we initially discussed and we should have updated you on a more regular basis. We are still working on your request and hoping that we are able to reply to you by next Wednesday. We really appreciate your patience and flexibility with this matter.”

わざわざ御社からご連絡いただき有難うございます。当初お話ししていた完成予定日を遅れてしまっており、もっと定期的に進捗のご報告をすべきであったことは重々認識しております。現在もご依頼内容について取り組んでおり、来週水曜日までにはお返事できるものと思っております。本件について、御社の寛大かつ柔軟なご対応に心より感謝いたします。

「催促されちゃった」ことも、”sorry”や“apologize”ではなく、”appreciate”(感謝)や “Should have〜”(〜すべきでした)で示し、
「遅れちゃった」ことも”delay”(遅れ)ではなく、”The timing of the completion deviates from the time frame we initially discussed.”(当初話していた完成予定日からズレましたが)と、ちょっとまわりくどく言って直接的な表現を避けているのがポイントです。

3. オカネの話は”安易に要望には応じない姿勢”を示す!が賢い選択

オカネが絡んだ話をするときは、”相手の要望に簡単には応じない厳しい姿勢”を示すことで、うまく利用されないようにしなければいけません。

“I heard that the budget we originally discussed is not sufficient and our project needs the additional finding. Would you tell us an accurate estimate of how much additional finding is required to cover our project needs?”

当初お話ししていた予算が不十分で追加融資を必要としていると聞きました。我々のプロジェクトニーズに対応するために必要な追加融資がどのくらいか、正確な予測をご教示いただけますでしょうか?

“an accurate estimate”(正確な予測)を相手に求めることで、「そう簡単に追加融資の申し入れは受け入れられないよ」という、厳しい姿勢を暗に示すことができるんですね。

また、メールは相手の顔が見えない分、誤解のない表現を使う必要があります。金額を聞くとき、日本人は”How much〜?” を使いがちですが、 ”How much more money do you need for this project? ” などとダイレクトな聞き方をすると、「これ以上このプロジェクトのためにいくら必要だというんだ!?」と、怒ったようにも聞こえてしまうので要注意!

いかがでしたか?
メールは会話と違って考えて返すことができるので”賢い選択”を実行するチャンスです。「何が”賢い選択”なのか?」を常に考えて動けるビジネスマンでありたいですね!

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