【保存版】英語のビジネスメールの基本的な書き方と実用的な例文集

「英語でビジネスメールを書くのは時間がかかる」
「英語でビジネスメールの書き方がわからない」
「最近、英語でビジネスメールを書く機会が増えた」

このように、英語でビジネスメールを書くことに負担を感じていませんか？ビジネスメールを書くのに多くの時間を費やせば、本来の業務の効率も下がってしまいますよね。

この記事では、簡単に英語でビジネスメールが書けるように、基本的な書き方とすぐに使える実用的な例文をまとめます。

英語のビジネスメールの構成と例文【社外】

社外宛の基本的なビジネスメールの構成は以下の通りです。もちろんメールの目的により多少異なることもありますが、一般的には下記の順で書きます。

＜ビジネスメールの基本的な構成＞
･件名 (Subject line)
･宛名・あいさつ (Salutation)
･書き出し・自己紹介 (Self-introduction)
･目的 (Object)
･締め文 (Ending remarks / Conclusion)
･結び (Closing)
･署名 (Signature)

それぞれの構成要素を詳しく見ていきましょう。

件名：Subject line

英語のビジネスメールでは、「件名」と「目的」を受信者に簡潔かつ明確に伝えることが重要です。なぜなら、「件名」を明確に記せば、メールの目的がひと目で伝わるから。目的別に件名の例を見ていきましょう。

確認

確認メールと言っても「支払い」「注文」「約束」などさまざまですが、たいてい「確認」を意味するConfirmationやConfirmingを使います。括弧［ ］の部分は置き換え可能で、目的が「支払い」ならpayment、「登録」ならregistrationなどにし、日付も必要に応じて変えましょう。

Confirmation of Your [Order] （［ご注文］の確認）

Confirming [Conference Call Details] （［電話会議の詳細］の確認）

Confirmation for [Meeting] on [June 20th] （［6月20日］の［会議］の確認）

問い合わせ

「問い合わせ」を意味するInquiryを使います。問い合わせメールの目的は「情報の要求」です。例えば、受け取った請求書に対する情報や、製品のカタログや価格等の情報を求める場合など。「製品」についてならyour product(s)、「価格」ならprice(s)に変えましょう。

Inquiry about [the Invoice #12345] （［請求書番号12345］についての問い合わせ）

Job Inquiry: [Mike Smith] （仕事についての問い合わせ：［マイク・スミス（送信者の名前）］）

アメリカ英語ではinquire、イギリス英語ではenquireが好まれると言われますが、どちらの国の英語でも「問い合わせる」の意味です。ただし、イギリス英語ではinquireに「調査する」という意味もあるので、使い分ける人もいます。

フォローアップ

フォローアップメールには、提案・申し出・依頼・苦情・お祝いなどが含まれます。目的を最初に記しましょう。

Reminder to Register for [ABC] （［ABC］に登録するためのリマインダー）

Request for [the Offering of Material] （［資料提供］のお願い）

Be great to hear from you （ご意見をお聞かせください）

Follow-up: Email sent on [10th May] （フォローアップ：［5月10日］に送信したメールについて）

Congratulations on Your Promotion （昇進おめでとうございます）

お知らせ

お知らせにはNotificationを使います。「移転」ならa Transfer、「発送」ならShipment、「担当者変更」ならChange of Person in Chargeです。

Notification of [Reschedule] （［日程変更］のお知らせ）

Notification regarding [the new office open] （［新事務所開設］についてのお知らせ）

報告

報告はReportを使いますが、「損益計算書（Profit and Loss statement）」はP&Lと略した方がいいでしょう。

Report: Monthly Summary （報告：月間集計表）

P&L: 5% loss expected for Q1 （損益計算書：第1四半期に5％損失の見込み）

感謝・お礼

感謝やお礼はシンプルかつ直接的な表現のThank you forを使います。感謝の内容が「力添え」ならYour Assistance、「会議への参加」ならYour participation to the conferenceと表記しましょう。

Thank you for [the Invitation] （［ご招待］への感謝）

Thank you for [our Wednesday Meeting about New Project] （水曜日の新しいプロジェクトについての会議に感謝）

謝罪・お詫び

謝罪やお詫びにはApologyを使います。受信者にメールを読んでもらえるように、目にとまりやすい件名にしましょう。「配送遅れ」ならShipment Delay、「不適切な従業員の行動」ならImproper Employee Actions、「支払いの遅れ」ならLate Paymentsです。

Apology for [the delay] （［遅延］のお詫び）

Apologizing for [Offensive Behavior] （［不快な行動］へのお詫び）

Please accept our apologies for [the Inconvenience] （［ご不便をおかけしたこと］へのお詫び）

緊急

緊急のメールにはURGENTを使い、すべて大文字で書くと受信者の目にとまりやすいでしょう。

URGENT: [Account Cancellation] （緊急：［アカウントの取り消しについて］）

URGENT: [Countdown to the deadline] （緊急：［締め切りの最終チェック］）

宛名・あいさつ：Salutation

本文の最初に入る宛名の書き方です。受信者の名前を知っている場合と知らない場合にわけて解説しますが、どちらにしてもビジネスメールでは宛名を必ず入れます。

受信者の名前がわかる場合

相手の名前がわかる場合の書き方を「男性」と「女性」にわけて示します。敬称の後はフルネームまたはラストネーム（名字）で表し、女性は既婚・未婚に関わらずビジネスシーンではMs.を使いましょう。もちろん、夫婦で知っているような人ならMrs.でもいいでしょう。

男性：Dear Mr. [Bill Brown], または Dear Mr. [Brown],
女性：Dear Ms. [Emma Green], または Dear Ms. [Green],

また、何度もやり取りをしている相手なら、Hi Mr. BrownのようにHiやHelloを使うこともあります。

受信者の名前がわからない場合

相手の名前がわからない場合の書き方も男性と女性では異なります。

男性：Dear Sir,
女性：Dear Madam,

受信者の名前も性別もわからない場合

相手の名前も性別もわからない場合は以下のように記します。

Dear Sir or Madam, （ご担当者様へ）

担当者・担当部署がわからない場合

担当者・担当部署がわからないという場合もあるでしょう。以下は定型表現なので覚えておくと便利です。

To Whom It May Concern, （ご担当者様・関係者各位）

部署・管理者宛の場合

部署宛のメールはDearで表します。管理者はManagerのほか、SupervisorやAdministratorなどを使ってもいいでしょう。

Dear [Sales Department] staff （［営業部］スタッフの皆様）

Dear [Hiring] Manager, [AAA Corporation] （［AAA社］の［雇用］管理者様）

書き出し・自己紹介：Self-introduction

問い合わせや返信に対しては、以下のように書き出します。

Thank you for your [prompt reply].（［早速のご返信］、ありがとうございます）

Thank you for contacting [AAA Company]. （［AAA社］にお問い合わせいただきありがとうございます）

初めてメールを送る際には、どんな目的であろうとも、最初に自己紹介を入れます。その際には、名前・会社名・担当を伝えましょう。面識のない人とある人にわけて見ていきます。

面識がない人

I am [Keiko Sato：自分の名前] from [XXX Co., Ltd.：会社名] in charge of [employment：担当]. （私は［XXX株式会社］で［採用］担当をしている［佐藤ケイコ］です。）

必要があれば会社の概要を簡潔にまとめ、必要ならばメールアドレスを誰に教えてもらったのかも伝えます。

Our company is [managing in application redesign project：会社概要]. [Mr. Smith：メールアドレスを教えてくれた人] from [YYY corporation：教えてくれた人の会社名] gave me your email address and I am reaching out today. （当社は［アプリケーション再設計プロジェクトの管理を行っております］。［YYY社］の［スミス氏］からメールアドレスを教えていただき、本日連絡を差し上げた次第です）

I am reaching out（連絡しています）はビジネスで非常によく使われる表現です。

面識がある人

日本語のビジネスメールにも「大変お世話になっております」のように書き出しの決まり文句がありますが、英語でも同様です。意訳ですが、以下のように表現します。

I hope this email finds you well. （お元気でお過ごしでしょうか）

I hope all is well with you.（すべて順調であることを願っております）

面識のある人には、いつどこで会ったのかを伝え、必要があれば自分の仕事についても簡単に説明しましょう。

My name is [Keiko Sato：自分の名前]. We met [last week] at [the ZZZ event], where [Alex] introduced us. （私の名前は［佐藤ケイコ］です。［先週］、［ZZZイベント］で［アレックス］が紹介してくれて、ごあいさつさせていただきました）

As I mentioned during [that night：会ったとき], [I run XYZ, where I help companies like K Holdings Inc.：会ったときに話した内容]. （［その晩］にお話したように、［私はXYZを運営し、Kホールディングス社のような企業を支援しております］）

目的：Objective

目的はメールを構成する要素の中で最も重要です。目的別に例文を見ていきましょう。書き出しはI am writingやI am contacting youなどが一般的です。先に述べたI am reaching outも、I am reaching out to you because ～（～の件で連絡しています）の形でよく使われます。

また、目的によっては自己紹介の部分を省略し、目的から書き始めることもあります。

確認

I am writing to confirm [Mr. Daniel Morton]’s participation on the conference on [Tuesday, June 6th] at [1:00pm]. （［ダニエル・モートン氏］が［6月6日火曜日］［午後1時］の会議に参加することを確認するために連絡しております）

問い合わせ

I am contacting you to enquire about [frozen mango puree product：商品名など]. （［冷凍マンゴーピューレ製品］についてお問い合わせいたします）

I am reaching out to you because I would like to ask about your  [frozen mango puree product]. （［冷凍マンゴーピューレ製品］についてお伺いしたく、ご連絡を差し上げております）

フォローアップ

I am writing in reply to your request for information regarding our company’s [new tour from Tokyo to Singapore：商品名など].　（［東京からシンガポールへの当社の新しいツアー］に関する情報のご要望にお応えします）

I am following up on my application for the [engineer：職種] position. （［エンジニア］職の応募についてご連絡申し上げます。）

I am writing today to complain about [the poor service I received from your company on April 9, 2022：苦情内容]. （本日私は［2022年4月9日に貴社から受けたサービスの悪さ］について不満を言うために連絡しています）

お知らせ

I am writing to provide [our regular customers] about [the new product which you may be interested in]. （［興味深い新製品］を［常連客］の皆様にご提供するためのお知らせです）

I would like to inform you that [the document you asked for has been completed].　（［ご希望の書類が完成しましたので］、お知らせいたします）

報告

This report is to provide an update on [the SSS project that is due on July 5th]. （このレポートは［7月5日に予定されているSSSプロジェクト］の最新情報を提供するためのものです）

感謝・お礼

Thank you for [your valuable feedback]. （［貴重なフィードバック］に感謝いたします）

I appreciate [your cooperation].　（［ご協力］に感謝いたします）

I am grateful for [visiting our new office]. （［新オフィスをご訪問いただき］、誠にありがとうございます）

謝罪・お詫び

I apologize for the delay in [the report] to you. （［報告］の遅延をお詫びいたします）

Please accept my sincere apologies for the delay in [sending the agenda]. （［議事事項の送付］が遅れたことをお詫びいたします）

緊急

I apologize for the short notice but I am wondering if you could complete [the XYZ report] before [July 22].  (緊急で申し訳ありませんが、［7月22日］までに［XYZ報告書］を完成させていただけませんか？)

I am sorry for the urgency, but could you please send me [the XYZ report] at your soonest possible convenience? （緊急で申し訳ありませんが、できるだけ早く［XYZ報告書］を送っていただけませんか？）

書類を添付する場合

書類の添付はattachを使います。to attachは「添付する」を意味する動詞、attachedは「添えられた」を意味する形容詞です。

I have attached the files to this email. （このメールに書類を添付しました）

I completed the project last week and have included my findings in the attached report. （先週プロジェクトを完了したので、添付のレポートに調査結果を含めました）

Please find the proposal attached to this email.  (このメールに添付した提案書をご覧ください)

締め文：Ending remarks / Conclusion

日本語では「よろしくお願いします」といった意味の言葉が最後にきますが、英語でも同様に定型表現があります。締め文のはじめには、以下のような感謝の言葉を添えて、次の言葉を続けましょう。

Thank you for your patience and cooperation. （ご辛抱とご協力に感謝いたします）

Thank you for your consideration. （ご検討の程よろしくお願いいたします）

Thank you for your time. （お時間をいただき、ありがとうございます）

ご連絡ください

Please do not hesitate to contact me if you have any questions. （ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください）

Please feel free to contact me if you need any further information. （さらに詳しい情報が必要な場合は、お気軽にご連絡ください）

お返事をお待ちしております

I look forward to hearing from you soon. （ご連絡をお待ちしております）

I’m looking forward to your reply. （お返事をお待ちしております）

～できれば光栄です

We would be very pleased to have an opportunity to work with your team. （あなたのチームと一緒に働く機会をいただければ非常に光栄です）

I am honored to be able to work with your company.　（貴社とお仕事ができることを光栄に思います）

結び：Closing

メールの結辞で、日本語の「敬具」や「早々」に当たる語。ビジネスメールでよく使われるのはBest regardsとRegardsです。

Sincerely,
Sincerely yours, Yours sincerely,
Truly yours, Yours truly,
Best regards,
Kinds regards,
Regards,

署名：Signature

結びの言葉の下にフルネームを入れます。メールアドレスと電話番号も入れるといいでしょう。

Best regards,
Ken Suzuki
kensuzuki@bbbb.ccc
090-1234-5678

英語のビジネスメールの構成と例文【社内】

社内宛のメールは社外宛よりカジュアルな表現を使いますが、構成は同じです。定型表現を要素ごとに見ていきましょう。

件名：Subject line

基本的には社外宛のメールと同じで、簡潔に伝えることが大切です。

Reminder: Weekly Meeting （リマインダー：週1回の定例会議）

Departmental Changes　（部署の変更）

Request to Work Remotely （リモートワークのリクエスト）

宛名・あいさつ：Salutation

初めてメールを送る場合と親しい同僚へ送る場合にわけて見ていきます。初めて送る場合はフォーマルなDearを使った方がいいでしょう。どちらもファーストネーム（名）で構いませんが、初めてのメールでファーストネームを使うのに不安がある場合は、フルネームあるいはラストネームでも問題ありません。

何度かやり取りするうちに、あいさつがHelloやHiに、ラストネームがファーストネームに変わっていきます。

また、HelloやHiだけで名前を書かない場合やHi thereのように書く場合があるので、併せて覚えておきましょう。

初めて送る場合：Dear Ben,
親しい同僚など：Hello Ben, Hi Ben,

書き出し・自己紹介：Self-introduction

初めてメールを送る場合は、自分の名前・部署、初めて連絡することを伝えます。

I am [Ken Suzuki] of [accounting] department. I am contacting you for the first time. （［経理］部の［鈴木ケン］です。初めて連絡させていただきます）

目的：Objective

目的別にいくつか例文を見ていきましょう。

確認

I am contacting you to confirm [our web meeting with XYZ Corporation at 3pm on July 1st]. （［7月1日午後3時のXYZ社とのWebミーティング］について確認するために連絡しました）

問い合わせ

This is to enquire about [my paid leave]. （［私の有給休暇］について聞きたいことがあり連絡しました）

フォローアップ

I am writing to you to send me the schedule of the project. （プロジェクトのスケジュールを送ってもらいたいので連絡しました）

Please let us know the current status of your project. （プロジェクトの現状を教えてください）

お知らせ・報告

I would like to tell you that [Mr. Tanaka was promoted to the development chief]. （［田中さんが開発部長に昇進した］ことをお知らせしたいと思います）

This is to let you know that [I am going to resign end of September]. （［９月末で辞職することになりましたので］、ご報告いたします）

謝罪・お詫び

I apologize for the trouble. （ご迷惑をおかけして申し訳ありません）

I’m sorry to bother you. （お忙しいところ恐縮です）

緊急

I have to tell you that I am not able to participate in the meeting next Monday. （申し訳ありませんが、来週の月曜日の会議に出席できなくなりました）

締め文：Ending remarks / Conclusion

社外宛よりカジュアルな表現で締めます。

ご連絡ください

Let me know if [you have any questions]. （［ご不明な点があれば］お気軽にご連絡ください）

「手伝いが必要であれば」ならyou need help、「興味があれば」ならyou are interestedとします。

お返事をお待ちしております

以下はすべて「ご連絡をお待ちしております」という意味です。

Hope to hear from you soon.
Please get back to me.
I’ll be waiting for your reply.

～できれば光栄です

Hope to work with you soon. (一緒に働ければ光栄です)

Looking forward to working with you. （一緒に働けるのを楽しみしています）

結び：Closing

カジュアルな結びの言葉をいくつか示しておきます。結びの言葉の下には自分の名前を書きましょう。

All the best,
Best,
Yours,
Thanks,

英語でビジネスメールを書く際の注意ポイント

英語でビジネスメールを書くときには丁寧な言い回しや表現を使いますが、定型表現をおさえておくことが大切です。最後に、そのほかに注意すべきポイントを見ていきます。

短く簡潔にまとめる

すでに述べたように、ビジネスメールは要点を絞って、なるべく短く用件を伝えるのが鉄則。余計な情報を入れると、目的が的確に伝わらないので簡潔にまとめるようにしましょう。

省略形は使わない

一般的に社外宛（フォーマル）のビジネスメールでは省略形を使いません。

☓ I’m writing → ○ I am writing
☓ I’d like to → ○ I would like to

明確に段落をつける

ひと目でどこにメールの目的が書かれているのかがわかるように、段落をきちんとつけましょう。段落をつけずにダラダラと書けば、大切なメールを読んでもらえないかもしれません。

性別に中立的な表現を使う

海外、特に英語圏ではジェンダーに関して敏感なので、性別に中立的な表現を使った方が無難です。

☓ salesman → ○ sales person （外交員）
☓ foreman → ○ supervisor （親方・職長）
☓ businessman → ○ businessperson （経営者・実業家）
☓ workman → ○ worker （労働者）

適した接続表現を使う

ビジネスメールにはよく使われる接続表現があるので、適した表現を使って完成度を上げましょう。

andの代わりに：also （また）、then （それから）、in addition （加えて）、moreover （そのうえ）
soの代わりに：therefore （したがって）、hence （それゆえに）、thus （このように・だから）
butの代わりに：however （けれども）
逆接：on the other hand （一方で）、in contrast （これに対して）、although （けれども）、even though （～にもかかわらず）

英語のビジネスメールの書き方が理解できたら