英語でビジネスコミュニケーション!スマートな名刺交換のマナー

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グローバル化が進み、外資系企業ではなくとも、日本にいながらビジネスシーンで英語を使う機会が増えてきています。

急に外国人をオフィスに迎えることになっても、慌てることなくスマートにコミュニケーションを取れるようにしたいですよね。

そこでまず大切なのが、ビジネスシーンにおける英語のマナーです。
正確な文法よりも、正確にあなたの考えを伝えるためのマナーを身につけることの方が、円滑なコミュニケーションに役立ちます。

今回は、コミュニケーションのスタート地点といえる、初対面の人と名刺交換をする場面におけるマナーと使いこなしたい便利フレーズを学んでいきましょう。

日本と異なる「名刺交換」の役割

日本では、社会人になると様々な基本のビジネスマナーを身につけることを求められます。

最初のステップとして、まず覚えるマナーのひとつが「名刺交換」です。初対面で自己紹介をする手段である名刺交換は、日本では単なる情報交換以上の意味合いを持ちますよね。

一方で、欧米で日本人が名刺交換をすると、その違いに驚き、不快に思ってしまう人もいます。

ここでは、欧米をはじめとする海外での名刺交換の役割について確認してみましょう。

名刺はあくまで連絡先が書かれたモノでしかない

日本では、名刺をその持ち主と同等に扱うことで、相手への敬意を表するという文化があります。

相手から受け取った名刺はその場ですぐに名刺入れなどに収めることなく、テーブルに並べて大切に扱いますよね。

ところが、海外では名刺は「氏名と連絡先が書かれたモノ」でしかありません。場合によっては、その場で相手からもらった名刺の余白にメモを取る人もいます。

これは決して失礼な態度をとっているわけではなく、名刺がもつ意味合いが異なるだけです。相手への真の敬意は、相手を理解し同調する姿勢で接することで伝えることができます。

初対面だからといって名刺交換するとは限らない

名刺交換は、初対面の人がいたら最初にすること、というのが日本でのマナーであり、礼儀と考えられています。

海外では、初対面だからこそ「相手との距離を縮める」ことを最優先します。あなたの情報が書かれた小さな紙よりも、あなたの口から発せられる情報を重視しているのかもしれません。

名刺は、連絡先が書かれたモノと考えられているので、日本のように、まず名刺交換ということはなく、ある程度会話して、連絡先交換の手段として名刺交換があると覚えておきましょう。

渡し方は受け取りやすさを重視する

名刺交換では、渡し方にも注意が必要という意識がある方が多いのではないでしょうか。

相手が差し出した名刺よりも低い位置でこちらの名刺を差し出す、など、謙虚さを渡し方で表現するのが日本スタイルですよね。

一方、海外では、相手が受け取りやすい渡し方をすることを重視し、その渡し方が礼儀になるという考え方はありません。実際、片手で連絡先が書かれたメモを渡すような感覚で名刺を差し出す人が多いので、相手に合わせた渡し方をする、と覚えておけば良いでしょう。

初対面の外国人とのコミュニケーションをスマートに進めるコツ

ビジネスシーンにおける外国人とのコミュニケーションは、日本での礼儀を重んじたものとは異なり、「お互いを知る」ことを大切にしています。

ここでは、日本での名刺交換に値する、初対面の外国人とのコミュニケーションでおさえておきたいコツを確認してみましょう。

しっかりアイコンタクト

日本人が苦手とするポイントのひとつが、アイコンタクトです。
日本では、相手の目を見るのは挑戦的で失礼な態度ととらえる文化もあることから、人と目を合わせて話すことに慣れていない人が多くいます。

海外では、相手の目を見ることで、「私はあなたの話に興味があります」という姿勢を表現しています。

ビジネスシーンでは特に求められる信頼関係を築くという意味でも、しっかりと相手の目を見る、アイコンタクトを心がけましょう。

目上の人が手を差し伸べてきたら握手

日本のお辞儀と同じような役割をしているのが、海外の握手です。文化的に、相手との距離感を大切にする日本人にとっては、握手のタイミングや握手のマナーは馴染みがないものですよね。

握手でおさえるポイントは3つ。

・目上の人が手を差し伸べてくるのを待つ
・程よい力加減でしっかり相手の手を握る
・握手をしている時もアイコンタクトを忘れない

基本のマナーとして、相手が手を差し伸べてきたら握手という流れを知っておくことが大切です。

アイスブレイクのためのスモールトーク

最近では特に営業スキルのひとつとしても重要視されているのが、アイスブレイクのスキルです。

英語では、「緊張を解く」という意味で「break the ice」という表現を使い、初対面の人がいる場などで緊張を解きほぐすものを「icebreaker(アイスブレイカー)」と言います。

海外では、礼儀的に名刺交換をまず交換するのではなく、その場の空気を和ませるために「スモールトーク」 と呼ばれる世間話的な会話をすることから始めます。

アイスブレイカーの役割を果たすスモールトークの知識と事前準備があるだけで、初対面の外国人に好印象を与えることができます。

好印象を与えるスモールトークを準備しよう

海外では、スマートにコミュニケーションを取れることが、まさに礼儀ともいえます。だからこそ、初対面の人との交流を円滑に進めるためのスモールトークが大きな意味をもつと考えられます。

ここでは、ビジネスシーンだけではなく日常でも役立つスモールトークのトピックを確認しておきましょう。

天気

世界共通のスモールトークの王道といえるのが、天気の話です。
これは、スモールトークのトピック選びの基本として、「共感しやすいもの」を選ぶことが鉄則だからでしょう。

まずは、

It’s been really hot these days.
(最近暑くなってきましたね)

といったフレーズで天気を話題にしてみることからマスターするといいですね。

話題のニュース

お互いの関心の方向性を知ることができるというメリットがあるトピックが、話題のニュースです。

注意したいのは、世界的に大きく報道されているようなニュースであっても、宗教や人種、政治に関わるものは、海外では個々の思想に強く関係しビジネスシーンでは触れないことがマナーだという点です。

安心して使えるニュースとしては、エンターテインメントやスポーツなどがおすすめです。

例えば、次のような切り口などが取り入れやすいかもしれません。

Did you watch the Oscars? I am a big fan of Meryl Streep!
(アカデミー賞を観ましたか?私は、メリル・ストリープの大ファンなんですよ)

取り上げたニュースに対してのリアクション次第で、相手が何に興味をもっているのかを知ることもでき、活用のメリットがあります。日頃から、スモールトークに使えそうなニューストピックを集めておくといざという時に役立ちます。

日本のこと

スモールトークの役割は、その場の空気を和ますことだけではなく、あなたの個性を表現することでもあります。

相手が外国人だからこそ、「日本人であること」をうまく活用することが大切です。

日本には四季があり、海外にはない特有の季節のイベントが多くあります。その季節のイベントの話をしたり、相手がどの程度日本のことを知っているのかを聞いたりしてみるのもいいでしょう。

例えば、次のようなフレーズは使いやすいもののひとつです。

In Japan, we have the rainy season in June. I really don’t like muggy weather.
(日本では6月は梅雨の季節です。私は蒸し暑さが本当に苦手なんです。)

日本の季節感やイベントなど、英語でどのように表現すればいいのかをまとめて確認しておくことをおすすめします。

グローバルな名刺交換のための便利フレーズ

日本と海外では、名刺交換がもつ役割の違いが異なるものの、名刺交換そのものは国を問わず行われていることです。

ここでは、名刺交換の場面でよく使われるフレーズをご紹介します。
状況に応じて、それぞれのフレーズを使いこなしましょう。

Could we exchange business cards?
(名刺交換させていただけますか?)

基本であり、必ず覚えておきたいフレーズです。

「Could」を使うことで、尊敬表現の度合いを高めています。連絡先を知りたい時や、次回につなげたい時などに、使えます。

Let me give you my business card.
(私の名刺をお渡ししておきますね)

名刺交換を促すために、まず自分の名刺を差し出すという場面で使えるフレーズです。

実際海外のビジネスシーンで名刺交換をする時に、よく耳にするフレーズというイメージがあります。これと同じ意味をもつフレーズとして、「Here is my business card.」というものもありますが、少しくだけた感じになるので、目上の人には使わないようにしましょう。

Could I have your business card?
(名刺をいただけますか?)

こちらから名刺を差し出しても、相手からもらえなかった場合には、このフレーズが使えます。

「Could I have 〜 ? 」の表現は、「〜 をいただけますか?」という意味で、他の場面でも使い回すことができるので、覚えておきましょう。

I’m sorry I ran out of my business cards.
(申し訳ありません、名刺を切らしています。)

できる限り使いたくないフレーズですが、いざという時のためにしっかりチェックしておきましょう。

「run out」は「切らす・尽きる」という意味で使われることがあることも、併せて覚えておくといいですね。

このフレーズとセットで、先ほどの「Could I have your business card?」を使って、確実に次につなげることも忘れないようにしましょう。

Could I have your name again?
(もう一度お名前を伺えますか?)

これは、相手の名前の発音がはっきり聞き取れなかったときに使えるフレーズです。

日本語と異なり、英語でのコミュニケーションでは相手を呼びかけることが多く、初対面の段階で発音をしっかりと確認しておくことが大切です。

わからないままごまかしてしまうと、結果として失礼な対応をすることになりかねないので、聞き取れなかった時はためらわず、必ず確認しましょう。

まとめ

言語を問わず、コミュニケーションにおいて最も大切なことは、相手を理解しようとする姿勢です。

英語でのビジネスコミュニケーションをスマートに進めるためにも、ビジネスシーンでの英語表現や文法の使い方と同等に、海外におけるマナーや考え方の知識も身につけるようにしましょう。

相手を思いやりつつ「伝えよう」という姿勢は、あなたの英語でのコミュ二ケーションスキルをグローバルスタンダードに近づけてくれます。

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