クイズ!”自分の思い通りになる”メールテクニック【キャリアアップのためのビジネス英語講座】

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今回は、仕事だからこそ”丁寧”に”自分の思い通りに”モノゴトを進めるためのメールテクニックです。

1. 自分の都合で打ち合わせの時間を後ろにずらしてもらいたい

“Would it be possible to ( ) our project meeting ( ) to 5:00pm?”
(プロジェクトミーティングを午後5時からにずらしていただければ大変助かります)

まず、何かを丁寧に頼みたいときは、“Would it be possible to do〜?”を使います。
”I’d like to do〜”(〜したいのですが)を使いたくなりますが、これをeメールで使うのはお客様の立場など、自分が強い立場にあるとき。ですから、自分の都合で打ち合わせの時間をずらしてもらいたい、と無理をいうときは“Would it be possible to do〜?”を使いましょう!
ただし、相手にとって明らかに想定内なお願いをするときは、部下から上司に使っても大丈夫です。

「何かの時間を”後ろ”にずらしたい」ときには、”push(打ち合わせ等)back to (希望の時間)”を使います。
逆に「何かの時間を”前に”ずらしたい」ときは、”push(打ち合わせ等)up to (希望の時間)”です。

よって正解はコレ!
“Would it be possible to push our project meeting back to 5:00pm?”

2. 休暇中に顧客からのメールに邪魔されたくない

“I’ll be out of the office for the last week of Aug, with ( ) ( ) to e-mail. I do apologize for any inconvenience this may cause you.”
(8月最終週はオフィスを不在にし、その間はeメールへのアクセスが限られてしまいます。ご迷惑をおかけしますがどうぞ宜しくお願いいたします)

休暇に出たものの顧客からメールが届き続けて、なんか気になってゆっくり休めない……真面目な私たちだからこそ、そんなことありますよね。
それを避けるために、休暇中はそもそもあまりメールをさせないように、”with limited access to e-mail”(メールへのアクセスが限られるから返事できないかも)を付け加えましょう。

また、「○月の〜の週」という表現を覚えるのと便利です。
「8月29日の週」は “for the week of August 29”
「8月の最初の週」は “for the first week of August”
「8月の最終週」は “for the last week of August”

よって正解はコレ!
“I’ll be out of the office for the last week of Aug, with limited access to e-mail. I do apologize for any inconvenience this may cause you.”

3. もう担当を外れたので今後は新担当にメールをするよう促したい

“I have been transferred to the HR department, effective Aug 29. Please ( ) any questions related to our new marketing strategy ( ) Mr.○○ going forward.”
(この度、8月29日付けにて人事部に異動いたしました。以後、新しいマーケティング戦略についての質問はMr.○○の方にお願いします)

「(人)に質問をする」というときのフォーマルな言い方は、“refer” は”refer a question to(人)”です。

冒頭の“Please” は皆さんもよく使われると思いますが、”please”にはいろいろなニュアンスがあります。メールで “Please〜” を使うときは、基本的には「丁寧な依頼の仕方」として使って問題ありませんが、一方で相手の顔がわからないときや、あまりフレンドリーにしたくないときの言い方としても使える表現でもあります。

ですので、丁寧だけどもっとフレンドリーにお願いをしたいな、というときはこんな表現もできます。
“If you could refer any questions related to our new marketing strategy to Mr. ○○ going forward, that would be much appreciated.”

よって正解はコレ!
“I have been transferred to the HR department, effective Aug 29. Please refer any questions related to our new marketing strategy to Mr.○○ going forward.”

4. 休むときに一応周りには自分の責任感を示しておきたい

“I’ll be out of the office tomorrow. Please ( ) me know if ( ) ( ) a problem.”
(明日オフィスを不在にします。もし何か問題があるようならお知らせください)

「(〜することで)何か問題が生じる」というときのフォーマルな表現は、“(モノ・コト) presents a problem”です。

“Let me know”(お知らせください)は日常会話でもよく使いますが、ビジネスメールでも多用できる表現です。
「〜を教えてください」というとき“Tell me”を使ってしまう人も多いのですが、「教えなさい」という強すぎる表現になるので使わないよう注意しましょう。
「なんでそんなことやったか言いなさい!」と学校の先生が生徒を叱ったり、親が子供を叱ったりするようなイメージですね。

よって正解はコレ!
“I’ll be out of the office tomorrow. Please let me know if that presents a problem.”

いかがでしたか?
今回のテクニック、そのまま覚えてビジネスメールで使ってみてください!

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