英語で請求書を送るには?請求書とメールの書き方とテンプレート

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請求書は日常やビジネスで欠かせることのできない書類の一つで、請求を行う側は必要な情報を正確に記す必要があります。また請求される側も期限や支払い方法、何に対する請求であるかを確認し支払う義務があります。

請求書とひとことで言っても企業同士のサービスの請求から、日常生活におけるガスや電話代、旅行代などの請求と幅広いものがあります。

日本国内にいても海外企業とのやりとりや、個人レベルでは海外の製品を取り寄せたりと、英語の請求書を目にしたり作成する機会は意外に多いもの。英語の請求書を間違いなく作成・確認ができるように、請求書で使われる英語の基本表現やメールで請求する際のテンプレートをご紹介します。

英語の請求書で使われる基本表現

請求書に必要な事項は日本語でも英語でも同じですが、見慣れていないと英語で書かれているだけで戸惑いますよね。英語の請求書に使われる基本用語を学び、必要な時に一目で理解できるようにしておきましょう。

「請求書」の英語表現

日本語では企業のサービス・製品の請求もレストランやホテル、光熱費などの請求も全て一つの「請求書」という言葉に集約されます。しかし英語では請求の種類によって異なる単語が用いられます。

invoice 企業の製品やサービスなどの請求書
check 飲食店でのお勘定
bill 電話代・光熱費など日常的なものに対する請求書

このほかstatementという言葉も使われます。statementは日本語では「計算書」ですが、請求書の場合は「billing statement」と呼ばれます。「monthly statement」と記されるものは、月々のクレジットカードの賃借表だったり、製品やサービスの月々の支払いと請求が一緒になったものです。請求書と領収書を分けて発行する代わりに、statementで一つにまとめられることも多くあります。そのほか日常で多く目にするstatementには、bank statement(銀行口座計算書)があります。

英語の請求書の項目

英語の請求書に記載される項目には次のようなものがあります。発行者によって若干違いはありますが、フォーマットや記載順序が違っても基本的には同じです。

Invoice number 請求書番号
Date / Invoice Date / Date of Issue 請求日
Bill to 請求先
Ship to 製品の送付先
QTY / Quantity 数量
Description 明細
Unit Price 個別料金
Amount 税別金額
Including Tax / Inc. Tax 税金込(金額が税込の時に記載)
Subtotal 小計
Sales Tax / Consumption Tax / VAT 税額
Total / Invoice Total 税金も含めた総額
Balance Due 未払金
Terms & Conditions 条項(支払期限や取引条件など記載)
Payment due 支払い期限
Payment Options 支払い方法(クレジットカードの種類など)
Bank Details 振込先詳細
Bank Account Number 銀行口座番号
Bank Account Name 銀行口座名義
Notes 注(請求先へのメッセージなど)

では請求書のテンプレートの一つを見てみましょう。インターネット上には実にさまざまな請求書のテンプレートが掲載されており、請求書を作成する際も自分で一から作成するのではなく、必要事項を入れれば請求書を作成してくれるフリーソフトもたくさんあります。

引用元:What is an invoice

英語の請求書のメールでの送り方

請求書は封書で送ったり、後払いやクレジットカードで支払い済みであれば製品と一緒に送られてきますが、最近では海外では特にペーパーレスのことが増え、メールで送ることも非常に多くなっています。
メールで請求書を送る場合に方法について学びましょう。

請求書は添付資料として送付

請求書はメールの本文に書いたり貼り付けたりせずに、添付資料としてPDFファイルにして送ります。こうすることにより、クライアントは添付の請求書をダウンロードして保存したりプリントアウトすることが可能となるので便利です。

ワードやエクセルなどのファイルは相手が開いた際に間違って数字を入れてしまったり、使っているPC環境などにより開けなかったり文字列が壊れてしまったりすることがありますので、PDFファイルにして送るのが確実です。

タイトルに重要事項を記載

請求書をメールで送る場合には、タイトル欄にメールを開かなくても一目でわかるように支払い期限や請求書番号、内容などを記載します。海外では口頭で伝えたことも確認・証拠として細かいことも全てメールにすることが多いので、一日にやりとりされるメールの量は膨大です。人によっては出社すると数百通のメールがインボックスに入っていることも。

膨大なメールは全て開く時間はありません。海外ではできるだけメール一覧を見た時にメールを開封しなくても内容がある程度把握できるようなタイトルにすることが推奨されています。どんなメールでも相手の時間をできるだけ使わないようにする配慮が必要です。一目で請求書だとわかってもらい開封してもらうためにも、表題に必要事項は全て簡潔に記載します。

請求書に添えるメール例

請求書に添えるメールは次のような形で書きましょう。

表題:Invoice(請求書番号) for (製品・サービス名)due(支払い期限)

なお、すでに請求されており、支払い期限を過ぎて未払いで再度請求する場合はInvoiceの部分をOverdue Invoice(遅延請求書)に変えます。

本文の例

本文はシンプルなものにしましょう。次のような形で書くといいですね。

日本語でいう「お世話になっております」「拝啓」などの堅苦しい言葉は英語では書かないので、シンプルにHiやHello、Good afternoonなどで大丈夫です。

Hi (請求相手の名前),

I hope you’re well. Please see attached invoice number(請求書番号) for(製品やサービス名), due on(支払い期限). Don’t hesitate to reach out if you have any questions.

Kind regards,(自分の名前)

(本文例訳)
お元気でいらっしゃいますか?別添の請求書番号◯◯、製品・サービス◯◯、支払期日◯◯をご確認ください。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。

なお、未払金請求の場合のメールは次のように書きましょう。

Hi (請求相手の名前),

I hope you’re well. We have yet to receive payment for invoice number(請求書番号) for(製品やサービス名), which was due on(支払い期限). Please let us know when we can expect to receive payment, and don’t hesitate to reach out if you have any questions or concerns.

Kind regards,(自分の名前)

(本文例訳)
お元気でいらっしゃいますか?請求書番号◯◯、製品・サービス◯◯、支払期日◯◯のお支払いが完了しておりません。また何かご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。

まとめ

英語の請求書で重要な部分は、金額及び支払期限と支払方法です。請求書を送る場合も受け取って支払う場合も間違えることのないようしっかりチェックしましょう。今すぐ英語の請求書を作成する予定がなくても、英語学習も兼ねていざという時のために練習してみてくださいね。

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