【保存版】英文をつなげるだけでビジネス英語メールが作成できる、業務効率UPの英語術

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英語でビジネスメールを書くとなると「日本語ならできるけど、英語で書くのは難しそう」と思われる方も多いのではないでしょうか。日本語のビジネスメールと同じように英語のメールにも決まった形とよく使われる表現があります。それらを押さえておけば、あとはちょっと内容を変えればいいので、実はそれほど難しくありません。

ではビジネス英語メールの基本形と注意点、例文を見てみましょう。

ビジネス英語メールの基本

英語のメールも日本語と同じように、用件はダラダラ書かず、すっきりとわかりやすく書くのが基本です。

件名は用件がわかるように

ビジネスでメールは欠かせないツールとなっており、毎日何十件ものメールを受け取る方も多いのではないでしょうか。メールを開かなくても何が書いてあるのかわかるように、「Regarding〜(〜に関して)」「Inquiry for〜(〜についての問い合わせ)」などのように、件名に要点を書きます。何かのお知らせや他のメールや資料の補足などを送る時は「FYI(ご参考まで)」もよく使われます。

本文最初に誰宛かを明記

誰宛であるかがわかるように明記します。
顔見知りであったり、何度かやり取りがある相手ならファーストネームでも大丈夫です。特にアメリカは地位が自分より上の人であっても、ファーストネームで呼び合うことが多いです。

本文は最初に目的を述べる

最初に目的を簡潔に述べ、相手に「どこに用件が書いてあるんだろう?」と探させる時間を省き、流し読みしても要点がわかるようにしましょう。

本文はサンドイッチ方式で作成

催促や苦情などネガティブなことを書かなければいけない時は、ポジティブな内容で挟みましょう。最初にポジティブ、そして問題点(ネガティブ)、最後に解決法を述べてポジティブな内容で終わらせると、相手の理解も得られやすく、気分を害さずに次のアクションが取りやすくなります。

最後に挨拶と、相手に期待する次のアクションを明記

最後に「I would be grateful for your prompt reply. (迅速なお返事お待ちしております)」「I look forward to hearing from you at your earliest convenience.(ご都合のよろしい時にご返信ください)」など、次のアクションや返信を期待していることを書きます。また、「Please find enclosed〜.(添付の〜をごらんください)」のように、添付の資料がある場合もここに明記します。

メールを作成する際の注意点

次にメールを作成する際に注意すべき点をいくつか説明します。これも日本語のビジネスメールと同じものもありますが、特に論理性や簡潔さを求められる英語では意識するようにしましょう。

曖昧なことは書かない

日本語だと、できないことを断る時によく、「それをするのは難しいですね(=無理)」というような表現をよく使いますが、英語では「難しい=できる可能性がある」というように受け取られ、さらに交渉を迫られます。できることはできる、できないことはできない、とハッキリ意思表示をしましょう。

書いたことは「証拠」として認識される

なにか仕事を頼まれた時など、日本ではいちいち細かいことまで文章にしませんが、英語ではとにかく細かいことも文章として残します。後で「そんなこと了解した覚えがない」「知らない」と言われないために、証拠として残しておく意味が強く、口頭でお互い了解済みのことでも、その後あえてメールで送ることが大半です。

フォーマルかインフォーマルかをはっきりさせる

相手との距離によって文調を使い分けて文を作成しましょう。メールの中にものすごくフォーマルな表現とインフォーマルな表現が混ざっていると相手も混乱しますので、メールの文調は一貫させるようにします。どちらにすれば良いかわからない時は、相手のメールに合わせると失敗がありません。

組み合わせれば英文メールが完成!項目別英語メールの例文

メールの書き方の基本が理解できたところで、早速各項目別の例文を見てみましょう。
これを組み合わせて、中身を自分の用件や目的に合わせて変えることでメールが完成します。

件名

件名だけで内容が予想され、確実に見てもらえるような文を作りましょう。数十件あるメールから確実に自分のメールを読んでもらうために、件名の書き方は最も重要です。

件名が明確でないとメールを開いてもらえなかったり、後回しにされてしまったりということも。「件名を制する者はメールを制する」と言っても過言ではありません。よく使われる略語をうまく利用するのがコツです。

FYI: Agenda for Thursday’s meeting attached
(ご参考まで:木曜日のミーティングの議題をお送りします)

FYI (=For your information)は「ご参考まで」という意味で、補足情報として相手に読んでもらいたい資料や情報を送る時に使います。

PRB 8 Nov – Team dinner at Q Club this Sat (10/Nov) @ 8pm
(11月8日までに要返信。11月10日土曜日8時よりQ Clubにてチームディナー)

PRB (=Please respond by)は「〜までに要返信」という意味で、PRBの後に日付を入れます。また、単にPR+1(明日までに要返信), PR+7(1週間以内に要返信), PR=30(1ヶ月以内に要返信)など、日付を入れる代わりにPR+日数を入れる使い方もあります。

NRN: Package sent on 8 May
(返信不要:5月8日にパッケージ送付済み)

NRN (=No response needed)は「返信不要」という意味で、特にメールに対する返信が必要のない場合に使います。

Response Needed: regarding invoice
(要返信:請求書に関して)

Response Neededは「要返信」という意味で、NRNと逆に必ず返信が欲しい場合に使います。regarding(〜に関して)は「re:」と略することもできます。

Urgent: Please call Sally at 03-1122-3344
(至急:03-1122-3344サリーに電話してください)

Urgentは至急の用事がある時に使います。

Reminder: Meeting tomorrow at 4pm
(リマインド:明日4時にミーティングあり)

Reminderはリマインドしたい用件がある時に使います。

Jane Out of the Office Today [EOM]
(ジェーンは本日不在にします。メッセージ終了)

[EOM]は件名の末尾につけて、メール本文はなく、開ける必要がないことを示唆します。 [EOM]はビジネス英語メールで非常によく使われる表現で、相手に伝えたいことを一言で確実に見てもらうことを可能としますので、1−2文で済んでしまうような用件なら、ぜひこれを使いましょう。

Weekly review is at 3 p.m. in Conference Room 3 [EOM]
(3時に会議室にて週報告あり)

上記ですでに紹介しているリマインドや至急の例、枕詞を使わない文でも次のように使えます。

Urgent: Please call Sally at 03-1122-3344 [EOM]
Reminder: Meeting tomorrow at 4pm [EOM]

Follow Up re: Marketing Plan
(フォローアップ:マーケティングプランに関して)

Follow Upはプロジェクトなどに関するフォローアップが必要である時に、フォローアップであるということがわかるようにするために使います。

前にも説明したように、re: (=regarding)は「〜に関して」という意味です。

Wednesday: Workshop 6PM at Room 1
(水曜日:会議室1にて6時からワークショップあり)

Invitation to our Wednesday workshop
(水曜日のワークショップへのご招待)

上記の例はどちらもイベント等への招待に使います。

Thanks for attending our workshop
(先日はワークショップへのお越しありがとうございました)

イベントに来てもらった後にお礼メールを出す時、件名にこのようにお礼を書くと「あ、先日のワークショップのことか」と相手もわかりやすいですね。本文では、あらためてお礼や今後のイベントの告知を伝えたり、参考資料を添付したりしておきましょう。

宛先

宛先は、相手によって呼称を使い分ける必要があり、Mr.やMs.をつけたり、ファーストネームで書いたりします。女性の場合、相手が既婚者や独身者だとわかっていても、Mrs.やMissではなく、Ms.をつけるのが無難です。

Dear Jane / Mr. Williams / Ms. Page
相手が1人でも、複数人の場合でも「Dear Jane, William, Robert」のように使えます。

To: Mr. Williams
cc: Ms. Page, Mr. Arkins, Ms. Green

ToはDearと同じように単独でも使えますが、複数人にメールを出す場合、一番読んで欲しい相手にToをつけ、ccで参考に読んで欲しい相手の名前を書く使い方もできます。メールアドレスを入力する時に、全員Toではなく、ccに関係者を入れ参考に送るのと同じ要領です。

To whom it may concern
(関係者各位)

Dear Sir/Madam
特定の人物宛ではない時、誰が担当なのかわからない時に使います。

本文

挨拶から始める
「Hello」「Hi」「Good morning」など、挨拶から書き始めます。何度かやり取りのある相手であれば、前項の宛先を飛ばして、「Hi, Jane.」といった挨拶から始めます。また、前回のメールの返信であれば、「Thank you for your quick reply.(迅速なご返信ありがとうございます)」などのように必ず最初にお礼を述べましょう。

本文は3パラグラフ以内に収める
長くても3パラグラフ以内に収めます。1−2パラグラフぐらいが丁度良いです。本文の中身の例をいくつかご紹介します。

I would like to follow up on an invoice I emailed on 10 May. I haven’t received the payment yet, so I wanted to ensure the email isn’t lost somewhere in depths of cyberspace. Would you please check to see if the accounts payable depart-ment has received it? I’ll be happy to resend if necessary.
(5月10日にメールでお送りした請求書の進捗状況についてご連絡ください。まだ支払いがされていないため、メールが届いているか確認のためご連絡しました。経理部にメールが届いているか確認していただけますか?必要であれば、再度お送りいたします。)

I would be interested to receive further details about your new product XYZ. Please could you send me the quote and brochure of XYZ?
(御社の新製品XYZについて詳細が知りたいです。XYZの金額とパンフレットをお送りいただけますか?)

Following our phone conversation, I would like to confirm our meeting this Thursday: 3pm at Oval Room, Hilton Hotel. This will be a great opportunity to discuss our exciting new project. I look forward to seeing you very soon.
( 電話でお話しさせていただいた通り、ヒルトンホテルのオーバルルームにて3時に行われる予定の木曜日のミーティングのご確認をお願いします。私たちのエキサイティングな新プロジェクトについて話し合う良い機会となります。お会いできるのを楽しみにしています。)

添付資料があるときは、本文最後に次の例のように付け足します。

・Please find enclosed brochure of our product XYZ.
・Enclosed are our meeting agenda and Q1 report.

結び

最後に結びの言葉と自分の名前を書きます。結びの言葉は次の中から好きなものを選んで書きましょう。

一般的に広くビジネス英語メールで使われるもの
Sincerely,
Regards,
Yours truly,
Yours sincerely,

何度かメールのやり取りがあったり、ミーティングやイベントで顔を合わせたことがあり、もう少し親密に使うもの
Best regards,
Cordially,
Yours respectfully,

完成形の一例

では最後にこれまでご紹介した例文を組み合わせた完成形の例を見てみましょう。

Response Needed: regarding invoice(件名)

Hi Jane,(挨拶と宛名)

I would like to follow up on an invoice I emailed on 10 May. I haven’t received the payment yet, so I wanted to ensure the email isn’t lost somewhere in depths of cyberspace. Would you please check to see if the accounts payable depart-ment has received it? I’ll be happy to resend if necessary.

I would be grateful for your prompt reply.(本文)

Best regards,(結び)

Ken Smith(自分の名前)

まとめ

英語でビジネスメールを書くとなると、「難しくてちょっと無理かも」と思われがちですが、パターンとよく使われる表現さえ覚えてしまえば意外に簡単です。あらかじめ自分なりに決まった表現や定型文を作っておくと、それを少し変えるだけで色々なメールが作れるので、気楽に構えてメールを作成してみましょう!

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