ビジネスメールの「冒頭」と「締め」に使える!印象を良くする英語の気遣いフレーズ

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忙しい人たちがサッと読めるように、ビジネスメールでは要点を簡潔にまとめるのは日本語も英語も同じです。けれども、機械的にならないように、相手を気遣う一文は入れたいですよね。日本語ではスムーズに書ける気遣いの言葉。英語での書き方がわからないという人は多いかもしれません。

今回はそんなお悩みを解決する、メールの冒頭や締めに使える英語の気遣いフレーズを紹介します。

メールの冒頭に使える英語の気遣いフレーズ

英語のビジネス・メールでは、本題に入る前にクッションのような役割を果す一文を入れることがあります。これから紹介する例文をメールの内容に合わせて使いこなせるようにしましょう。

感謝の気持ちを伝える

Thank you for the quick reply.
(早速お返事いただきありがとうございます。)

Thank you for sending me the documents.
(書類を送っていただきありがとうございます。)

I would like to take this opportunity to thank you for your support.
(ご協力いただきまして誠にありがとうございます。)

「I would like to take this opportunity to thank you for ~」は、「Thank you for ~」よりもかしこまった印象を与えます。ビジネスの相手に、かなり丁寧なお礼が必要な場合は使ってみてくださいね。

返信が遅れたお詫びを伝える

I apologize for the delay in replying.
(返信が遅れてしまい申し訳ありません。)

I would like to apologize for the late reply.
(返信が遅くなってしまったことをお詫びいたします。)

お詫びといえば「I am sorry for ~」や「Sorry for~」を使いたくなるかもしれません。けれども、この2つはカジュアルな表現なのでビジネスの場合は「apologize」を使うようにしましょう。

相手を気遣うフレーズ

何度もやり取りしている相手の場合は、相手のことを気遣うフレーズでメールを始める場合もあります。

I hope everything is going well for you/with you.
(全てのことが順調であることを願っています。)

相手の家族のことを知っている場合には、youのあとに「and your family」を付け加えることで気遣い度がアップします。

I hope you are doing well.
(あなたが元気であることを願っています。)

喜びをを伝えるフレーズ

It was a pleasure meeting you yesterday.
(昨日はお会いすることができてうれしかったです。)

It was very nice meeting you last week at the meeting.
(先週は会議でお会いすることができてよかったです。)

ミーティングやカンファレンスなどで直接会った後に送るメールで使ってみてくださいね。

メールの締めに使える英語の気遣いフレーズ

用件を書き終わったら、メールを締める一文を書きましょう。

返信をお願いする

I look forward to hearing from you.
(お返事をお待ちしております。)

「look forward to ~」は「~を楽しみにしている」という意味ですが「返信を待っている」という場合にも頻繁に使われるフレーズです。

「待つ」という意味の単語を考えたときに「wait」を思い浮かべる人は多いかもしれません。けれども、「メールの返事を待っています。」というときに「I am waiting for your reply.」とすると相手にプレッシャーを与えてしまう場合があります。それで、「楽しみにしている」というポジティブな意味がある「look forward to」が適しているのです。

I would appreciate if you could reply as soon as possible.
(迅速にご対応いただければ幸いです。)

上のフレーズは、至急返信をもらいたいということを丁寧に伝えることができます。

サポートする気持ちを伝える

Please feel free to contact us if you have any questions.
(何か質問がありましたら、ご遠慮なくお知らせください。)

Please do not hesitate to contact us if you need any further information.
(さらに情報が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。)

please feel free to ~ と please do not hesitate to~ は、クライアントへのメールを締める定番のフレーズです。

It will be my pleasure to help you during your stay in Japan.
(あなたの日本滞在のお手伝いを喜んでさせていただきます。)
海外からクライアントを迎えるときなどに使えるフレーズです。「I will be happy to help you.」も同じ意味ですが、先生から生徒へ使うフレーズという印象があるので「It will be my pleasure to~」をビジネスでは使うようにしましょう。

そのほかの締め方

Hope to see you soon.
(近いうちにお会いできるのを楽しみにしています。)

メールの相手に会う予定がある場合は、このようにメールを締めるのもオススメです。

Please take care of yourself.
(ご自愛ください。)

親しい友人とのメールは「Take care(お元気で).」で締めることがありますが、ビジネスで使うにはカジュアルすぎる表現です。ビジネス・メールで同じような表現をしたい場合は、「Please take care of yourself.」を使います。ただ、こちらの表現は、初めてやりとりをするような人やあまり親しくない人へのメールには適していないの気をつけてください。

英文メールの定型文をマスターしてから応用を!

仕事中に英文メールの作成のために、長い時間を割かなくてはいけないのでは本末転倒ですよね。今回紹介したフレーズは、ビジネス・メールにそのまま使えるものばかりですので、ぜひ活用してみてください。

フレーズをコピペするのではなく、自分でタイプすることで、少しずつメール作成のスピードを速くすることができるでしょう。そして、定型文をスムーズに使えるようになってきたら、自分なりのアレンジをしてくださいね。

ちょっとした気遣いの一言で、メールを受け取った相手(クライアントや上司など)があなたに持つ印象がグーンとアップするかもしれませんよ。

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