受け身な会議はもう卒業!――便利な”仕切りフレーズ”で会議をコントロールしてみよう【キャリアアップのためのビジネス英語講座】

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ビジネスシーンで切っても切り離せない会議の場で、”受け身” になってしまっていませんか?進行役がいない会議は特に、放っておくと不毛な会議になりがちです。
そこで、ポイントポイントでちょっとした一言をあなたが発するだけで、会議を有意義なものにすることができるんです!
今回は、そんな便利な ”仕切りフレーズ” をご紹介します。

1. まずプロジェクトの進捗状況を確認して、参加者の足並みを揃えるにはコレ!

◆プロジェクトが今どんな状況にあるのか?を確認したいときは、こんな表現が便利です。あなたが進捗を確認するフリをして、周りの人も現状を再確認できるので、参加者皆の足並みを揃えることができます。

“Fill me in on where we stand.”
(今、どのような状況ですか?)

人から何か情報を聞き出したいとき、”Tell me〜”を使いがちですが、”Tell me what’s the project going on?”や”Tell me what’s happening with the project?” などというと、少し直接的すぎます。先生が生徒に「〜を言いなさい!」と言っているイメージですね。
ですので、上司も参加しているような会議の場などでは避けるのが無難です。

◆ここでもし、「プロジェクトメンバーのくせに、なんで進捗を把握してないんだ?」と思われそうな立場なら、この最強の一言を付け加えましょう。

“I got tied up with other work last week.”
(先週他の業務で忙殺されていたんです)

”I get tied up with〜”は、あなたが本当に忙しかったんだ、と周りが理解せざるを得なくなるキラーフレーズなんですね!会議中に関わらず、いろんなビジネスシーンで使えるので、ぜひ覚えましょう!

2. 一つの論点に深入りしすぎて話が進まなくなっているときはコレ!

会議中、必要以上に一つの論点に深入りしていて、「このままじゃ、一番大事な論点にたどりつきそうにない……」というときは、こう忠告します。

“Let’s not get bogged down in this issue at this moment.”
(今のところは、この件についてそこまで深く議論するのはやめましょう)

“Let’s not〜”(〜しないでおきましょう)はおなじみ”Let’s〜”(〜しましょう)の反対ですが、“Let’s not〜”はフォーマルな場面で、「人により適切な動きを促したいとき」などに使います。
“bog”は「泥沼」で、”bog down in〜”で「(泥沼にはまって身動きがとれなくなるように)何かに深入りしすぎて話が進まなくなる」という意味を表します。

3. 結論を急ぎすぎている人がいるときはコレ!

上記2とは反対に、ちゃんと議論をしないまま結論をさっさと出そうとしている人がいたら、こう言います。

“Let’s not jump to conclusions.”
(結論を急がないようにしましょう)

4. もう一度さかのぼって議論したいときはコレ!

途中で誰かが言った内容にやっぱり違和感がある、なんとなく参加者の意思がバラバラですっきりしない論点があった……そう感じたときは「まぁ、いっか」と、受け身にならずにこう言います。

“I’d like to go back to what she said a little while ago.”
(今さっき彼女が言った論点に戻りたいのですが)

モヤモヤを残せば、また同じ議論を繰り返すことになり、無駄な時間が生じてしまいます。
今日の議論は今日終える意気込みで、会議の流れをコントロールしてみましょう!

5. 最後に参加者に質問や懸念点がないか確認したいときはコレ!

会議の最後に、参加者に質問や懸念点がないかを確認するとき、”Any questions?”や“Please feel free to ask questions.”でも良いですが、”now is the time to 〜”(今こそ〜するとき)を使うことで、参加者に今何か発言するよう刺激することができます。

“If you have any questions or concerns, now is the time to bring them up.”
(何か質問や懸念点があれば、今が挙げるチャンスですよ)

参加者の疑問や懸念はその会議の中ですべて解決してしまえば、会議が終わってからバラバラと質問や意見がでて、再度時間をとって同じ議論をしなくてはいけなくなる無駄を防げますよね。

いかがでしたか?
これまで受け身で会議に参加していた方も、これからは、こんな「ちょっとした一言」で会議をコントロールしていってみてほしいと思います。ぜひ参考にしてみてくださいね!

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