カバーレターは英文履歴書に添付する重要書類!書き方やサンプルを解説!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

海外企業では一般的ですが、外資系企業の求人に応募する際も、履歴書や職務経歴書は英語で書く場合があります。今回はカバーレターの書き方やサンプルを紹介します。外資系や海外企業に応募したいけれどカバーレターがどんなものかわからない人や、カバーレターの書き方を知りたい人はぜひ参考にしてください。

採用率を少しでも上げるには、カバーレターにふさわしい書式やフォントなど普段あまり意識しないポイントにも気を配る必要があります。具体的な書き方も含め、以下で詳しくチェックしましょう。

カバーレターを添付する意味とは

カバーレター(アメリカ英語ではcover letter、イギリス英語ではcovering letter)は直訳すると送付状や添え状に当たりますが、実際には自己PRや志望動機などを記載する重要な書類です。英文履歴書は卒業大学や職務経歴など客観的な事実を書く反面、カバーレターには自分のスキルやモチベーションなど主観的な情報を記載します。

カバーレターは採用の可否に関わる大切な書類の1つです。採用担当者はまずカバーレターに目を通してから応募者の履歴書を読むか判断します。履歴書も読みたいと思わせるような魅力的なカバーレターが書けるといいですね。

カバーレターの基本形式

カバーレターには相手の印象をよくするために守っておきたい書式があります。以下で要素を確認しましょう。

大きさは履歴書と合わせる

カバーレターのサイズは原則、履歴書と揃えましょう。日本ではA4かB5サイズが一般的です。もし紙で発送する場合は透明なクリアファイルに入れる、折り曲げないサイズの封筒を使うなど、通常のビジネス文書と同様に包みましょう。

紙はコピー用紙で問題ありませんが、厚みがあって白の純度が高い紙の方が受け取ったときにきちんとした印象を与えられます。もし複数の企業にカバーレターを送る場合はまとめて購入しておくとよいでしょう。

1枚にまとめる

カバーレターは原則1枚にまとめましょう。先方から指定があればそのサイズに従い、迷う場合は本文スペースを広く取れるA4で書くとよいでしょう。

カバーレターはあくまでレジュメに目を通してもらうための書類で、採用担当者も最初から熱心に読み込むことはあまりありません。内容は無駄なく簡潔に収めましょう。また、ひと回り大きいサイズを2つ折りにして送るのも避けた方が無難です。

フォントサイズは11〜12pt

フォントサイズは11~12ptが適切です。文字を小さくして量を詰めたくなるかもしれませんが、これ以上小さいと読みにくくなるため避けましょう。タイトルや見出しなら12ptより大きいフォントサイズを使ったり、太字や斜体で強調したりしてもいいでしょう。

フォントはArial、Cambriaなど、テキストエディタに標準搭載されているレジュメ用のフォントがおすすめです。長文であっても読みやすく、採用担当者の負担を減らせます。印象に残るようにと、奇をてらったフォントを使うと逆に読みにくくなり、書類の通過率が下がる恐れがあります。また、特殊文字は文字化けの原因になります。使用はなるべく避けましょう。

読みやすいレイアウトで

カバーレターは読みやすいレイアウトで作成しましょう。一目見て採用担当者が「読みたい、読んでもいいかも」と思わせることが肝心です。字間や余白を極端に狭めることは避けましょう。前後左右とも20〜 30mm程度の余白を取ると読みやすくなります。

またワードのテンプレートなどを使う場合は、原則その形式に合わせるのがおすすめです。テンプレートの中には読みやすさとおしゃれさを両立したものもありますので、自分や先方の好みに合わせて選びましょう。

メールの場合はPDFで

メールで送付する場合、先方の指定する形式がなければ、テキストファイルよりPDFで送付する方が望ましいです。Wordなどのテキストエディタで作成した文章は先方が同じツールを使っていないと開けませんが、PDFなら文字化けせず作成時の形式も崩さずに、そのままの形で閲覧できます。

近年は多くのアメリカ企業がATS(Applicant tracking system)というツールで応募者の情報を管理しています。ATSが読み込めない形式のカバーレターだと、採用担当者が読む前に弾かれてしまいます。事前に先方に確認ができるようであれば、どの形式で提出するのがよいか聞いてそれに従うのがよいでしょう。

カバーレターの具体的な内容

以下ではカバーレターに書くべき内容について具体的に確認します。カバーレターにはいくつか守るべきポイントがあります。不安な場合は本記事の最後に掲載したサンプルや、wordのテンプレートなどを見比べて判断しましょう。

自身の連絡先情報

まず、自分の連絡先として以下の4点を順番通りに左寄せまたは、中央寄せで記載します。

①自分の氏名
②住所
③電話番号
④メールアドレス

注意すべきは住所と電話番号です。英語での住所は建物や番地など小さな区分から始め、市区町村→都道府県→国と順番に大きな区分になります。

国内の外資系企業ではなく海外企業にそのまま送付する場合、電話番号は最初の0の代わりに国番号の81を入れて国外からでもかけられる形に変更しましょう。090-1234-5678なら、(+81)90-1234-5678となります。

送付する日付

次に1行空けて送付日を記入します。書き方はアメリカとイギリスで異なり、アメリカ式ではMM(月)/DD(日付)/YY(西暦)、イギリス式ではDD/MM/YYです。どちらでも間違いではありませんが、できれば送付先企業の国籍に合わせると印象がいいでしょう。

記載する日は到着予定日や制作日ではなく送付日にしましょう。もし到着予定日を書いた場合、それより早く着いた場合に先方を混乱させてしまいます。「到着日になるべく近い過去の日付」が望ましいので、送付日が適切です。

応募先情報

応募先企業の情報を担当者名、会社名、住所、電話番号、メールアドレスの順に記載しましょう。それぞれの要素の間は改行し、見やすさを心がけます。カジュアルな採用や社内募集など厳密な情報が不要な場合は住所・電話番号・メールアドレスなどを省略する場合もあります。

もし名前がわからないときはHiring Manager(採用責任者)、HR Department(人事部)としても問題ありません。ただ名前を明記した方が心証はよいため、もし気になる場合は事前に問い合わせて確かめることをおすすめします。

担当者名への宛名

メールと同様の形式で担当者の宛名を書きます。” Dear Ms. McDavid:” (マクダビット様)の形式が最もベーシックなので、特段こだわりがない場合はこの形にしましょう。名前だけで担当者の性別がわからない場合、” Dear Mr./Ms.”、もしくは” Dear Madam or Sir,”など併記する書き方もありますが、原則として事前の確認をおすすめします。

部署名だけわかる(担当者の名前がわからない)場合は以下の表記が使えます。

Dear HR Department,(人事部御中)

To Whom It May Concern:(ご担当者様)

本文

本文は3パラグラフを目安に書きましょう。内容は応募職種や志望動機、自己PRを中心とします。各項目の詳しい内容は以下で詳しく確認します。

本文の字数に制限はありません。しかしカバーレター全体を1枚にまとめること、また読みやすい文字サイズや行間を守る必要があることから、ダラダラと書かず簡潔に記載しましょう。目安は各パラグラフ4~7行程度です。

応募動機と希望職種

第1段落では応募のいきさつと希望する職種について記載します。事実だけを述べるのではなく、「なぜその会社でなければいけないのか」をはっきりと書きましょう。会社名や具体的なサービス名に触れると、この会社だからこそ入りたいという理由づけにもつながります。

他には、“With more than 2 years of experience managing restaurants”(2年以上のレストラン運営経験)など募集要項で掲げられている条件をそのまま記載するのもおすすめです。カバーレターが使いまわしではない証明になり、志望度の高さをアピールできます。合わせて、応募先の関係者から紹介された場合は、ここで紹介者についても一言触れるとよいでしょう。

自己アピール

募集スキルを使った具体的な事例について、分かりやすく説得力を持って述べましょう。このとき、職務履歴書と矛盾がないよう注意します。またアピールしたいスキルが複数個ある場合、それぞれ2〜3行でまとめたり箇条書きで整理したりするなど、読みやすさを心がけましょう。

英語求人の場合は未経験者の募集はあまり多くありません。もし未経験でも応募できる求人であれば、自分の意欲や、そのポストに就くためにしている努力について説明しましょう。例えば「プログラミングスクールに通い、○日間という期限の中で工夫して課題に取り組んだ」などのエピソードがあると具体的でよいですよ。

お礼と面接の依頼

最後に、ここまでカバーレターに目を通してくれたことへお礼を述べます。人事があなたのカバーレターに興味を持った場合に備え、連絡先の指定や連絡がつきやすい時間について書き添えるとより親切です。

合わせて、面接までしてもらうことが目的なので、“I look forward to discussing the Restaurant Manager position and my qualification with you in detail.” (レストラン経営者のポジションと私の適性について、詳しくお話できることを楽しみにしています)など「直接会って話がしたい」「面接を楽しみにしています」といった内容を盛り込みましょう。

結びの言葉

カバーレターは手紙の一種ですので、メールと同様に本文とスペースを開けて結びの言葉を入れます。使いやすいフレーズは以下の通りです。なおフレーズごとに微妙な意味の違いがありますが、基本的に” Sincerely,”で問題ありません。

Sincerely,

Best regards,

Yours sincerely,

Yours faithfully,

Cordially,

手書きの署名

送ったカバーレターが間違いなく応募者本人のものであると証明するために、末尾に署名を入れます。紙で送る場合はプリントしたものに直接サインしましょう。手元に控えを残したい場合は署名済みのものを改めてスキャンします。

データで送る場合はいくつか方法があります。まず紙に印刷したものに署名し、それを再スキャンして送る方法。次にあらかじめ画像化した手書きの署名を用意し、PDFに貼り付ける方法もあります。

データ送付なら手書きでの署名は不要とする会社もありますが、それでもサインが入っていた方が先方の印象はよくなります。少しでもイメージをよくしたいのであれば、手間を惜しまず手書きの署名を入れましょう。

同封物の記載

同封書類についても触れましょう。履歴書だけなら”Encloser:Resume”とします。Encloserは同封書類、Resumeは履歴書という意味です。2枚以上の書類を送る場合は”Enclosers”と複数形に変えましょう。これらは略して”Encl.” ”Encls.”とも表記します。また、メールで送付する場合は”Attachment(s)”と書くこともあります。

カバーレターを書くときの注意点

フォーマットに沿ってカバーレターを書きあげたら、提出する前に最終確認しましょう。見ておきたい点は以下の通りです。

文は簡潔に書いているか

特に本文については、簡潔にまとめられているか今一度確認しましょう。人気のポストであればあるほど、人事のもとには日々多くのカバーレターが届きます。少しでも興味を惹くためには長々と説明するのではなく、自分の理念や職種への情熱をはっきりと言い切りましょう。

日本と比べると、英語圏のカバーレターはポジティブな表現がよいとされます。「まだまだ未熟ですが……」と謙遜せず、“I can confidently say that I am the right person for this position.” (私はこの職種にふさわしい人間と自信を持って断言できます。)など自信を伝えるのが大切です。

書式は統一できているか

書式はカバーレターの読みやすさを左右する大事なポイントです。
以下のチェックリストを参考に、読みやすい体裁を整えられているか確かめましょう。

・フォントは長文に適したものか(特殊な字体を使っていないか)
・フォントサイズは11~12pt程度で統一してあるか
・フォントは履歴書と同じものか
・数字は半角になっているか
・絵文字や囲み文字といった特殊文字を使っていないか

自己PRが希望職種に見合っているか

自己PRはカバーレターの一番大事な要素です。

・スキルやこれまでの職務経験が希望職種にふさわしいか
・提案したスキルや経験が具体的に述べられているか
・応募先が何を人員に求めているか
・そのポストに就くことで、どのように自分が貢献できるのか
といった要素を漏れなく押さえましょう。

短い文章でこれらの内容を書ききるには、まず実際の本文より多く情報を書き出しましょう。情報を見比べて本当に大事な1節を見出し、余分なものを削っていくと、一貫性のある文章を作れますよ。

履歴書の内容や連絡先に間違いがないか

履歴書の内容や連絡先など客観的な情報にミスがないか確かめましょう。これは複数社に同時に応募するとどうしても見落としやすいですが、間違いがあると先方からの印象が一気に悪くなる部分です。

企業の連絡先は応募者でなくても確認できます。信頼できる友人や家族など、他の人にダブルチェックを頼むと間違う確率を減らせます。

スペルや文法ミスがないか

最後に、スペルや文法などライティング部分に不備がないか確かめます。Wordの校正機能や”Grammarly”などのチェックツールを使えば簡単なスペルミスはほとんど防げるでしょう。

AIでは判断しにくい「言い回し」や「言葉遣い」は他の人に確認してもらうことをおすすめします。カバーレターを書いたことがあるネイティブスピーカーに、ビジネスの場面にふさわしい形容表現を尋ねてもいいでしょう。

カバーレターを書くときのサンプル

以下にカバーレターのサンプルを記載します。本番の形式と同様に書いているので、もし困った場合はこちらを参考にしてください。

【想定の応募条件】
・Allen Adamson(アレン・アダムソン)からMs. McDavid(マクダビッドさん)へ

【英文カバーレター】

Allen Adamson
Address: #101 Reiji-sou 1-1-1 Sample, XXX-ku, Tokyo Japan 100-0000
Mobile: (81)90-0000-0000
Email: xxxx@xxx.com

1st April 2022

Ms. McDavid
XXX Food Company
500 Sample Way
XXX city 1234

Dear Ms. McDavid:

[Main Paragraph 1: the reason for application](パラグラフ1、志望動機)

[Main Paragraph 2: about yourself](パラグラフ2、スキルや経験の提示、自己PR)

[Main Paragraph 3: conclusion](パラグラフ3、お礼と面接の依頼、まとめ)

Sincerely,

[自筆サイン]
Allen Adamson

Encloser:resume

カバーレターの書き方が理解できたら

カバーレターはレジュメに添付する添え状のことで、志望動機や自己PRを記載する重要な書類です。応募先にいい印象を与えるには書式や内容のルールを守ることが大切です。書き上げたら、もう1度読み直し、できたら他の人にも確認をしてもらいましょう。

応募書類が通過すると次は英語での面接です。せっかくの機会を採用につなげるためにも、カバーレターの作成と並行して面接の練習をしてはいかがでしょうか。レアジョブ英会話ならオンラインで無料体験レッスンができるので、忙しい就職活動の途中でも無理なく時間を調整できます。ぜひ活用してみてください。

初回レッスンのレベルチェックをもとに日本人カウンセラーがあなたのためにアドバイスします。

まずはレアジョブ英会話を無料登録しよう

Please SHARE this article.

英語に関する最新記事を
メルマガでチェックしよう!

メールマガジンを購読する