【明日から使えるビジネス英語#2】英語でパワポ資料を作る方法

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仕事で英語プレゼンをすることになった! どうにかこうにかプレゼン原稿は作ったけど、肝心のスライド資料がない…。

そこでPowerPointやKeynoteなどを用いて資料作成を始めたものの、本当にこれが「伝わる」見せ方なのか自信がない…。

そんな悩みを抱えたあなた!

前職では大学でプレゼンテーション英語の授業を担当していたRareJob English Lab編集部Kが、英語プレゼン資料のNG例と効果的な見せ方のコツをお教えします!

日本人がやってしまいがちな「ダメな例」

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英語でパワポ資料を作る上で意識しておきたいのは、「日本語のパワポ資料をそのまま英語に翻訳するだけではダメ」だということです。まずは多くの日本人が無意識にやってしまうダメなパワポ資料の特徴を上のスライド画像を元に確認してみましょう。

詰め込みすぎ!

日本人が英語でパワポ資料を作成する時に、伝わらないことに対する恐れからか、やたらめったら一枚のスライドに多くの情報や説明を詰め込もうとしてしまい、その結果、文面だらけの資料になってしまいがちです。たしかに日本語のパワポ資料には、「プレゼンに参加できなかった人が見ても分かるように」や「後から見返しても内容が理解できるように」との配慮からか、そのように文面が多いパワポ資料も多く見受けられます。

Stressed business woman near flipchart

しかし、そのような情報がたくさん記載されたものは、各自で目を通してもらう会議資料には適していますが、目の前のオーディエンスからの傾聴を引き出すためのパワポ資料としては好ましくありません。

なぜならば、あまりにも長い文章が多かったり、文字だらけのパワポ資料だと、言いたいことが曖昧になってしまったり、聴いている人を退屈させてしまうからです。伝えようとせっかく情報を詰め込んだのに、聴き手の興味を失ってしまっては本末転倒ですよね。プレゼンでの情報の流れは、スピーカーからの一方通行ではなく、オーディエンスの反応をこめた双方向的なものであるべきなのです。

Young geeky businessman looking bored on grey background

上の「睡眠改善」のスライドの例で言えば、具体的なエクササイズ法や電子機器の列挙、なにをいつ、どのくらいの長さにわたってするのか、それによってどのような影響が出るのかといった詳細な情報は、一枚のスライドに載せる情報としては適切ではありません。そのような情報は口頭で伝えつつ、必要ならば別のスライドを用いて補足すればいいのです。

あくまでプレゼンでは「話す」ことがメインなので、パワポ資料はサポートするためのツールとして認識しておきましょう。

魅せる英語パワポ資料を作るには?

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では、伝えたいことを明確に伝え、聴衆を飽きさせないパワポ資料にするためにはどうすればよいのでしょうか?

先ほど紹介した「ダメな例」とは反対に、良い英語のパワポ資料は上のスライド画像のように、プレゼンしたい事のポイントや結論だけがシンプルにまとまっているものが多いです。そして実際のプレゼンの場で、補足説明や要点をより具体的に話していきます。その方が、伝えたいことをダイレクトに伝えることができ、また相手の印象にも残りやすくなります。

パワポ資料は補佐役ですから、長い文章は書かずに、必要なキーワードだけ盛り込むようにしましょう。その時に、直感的な言葉やフレーズを選び、聴衆が自然と耳を傾けてくれるような工夫を取り入れることも必要です。またスライドの中に、画像や動画、表、グラフなど視覚的に楽しめたり、理解を助けるものを取り入れ、プレゼンの際に言葉で解説すると効果は高まるでしょう。

Business Communications

さらに、各項目で主語が同じであったり、または文脈で主語が分かりきっているなど、主語が無くても意味が通じる場合は、省略して書き始めても問題はありません。またaやtheなどの冠詞に関しても同様です。その方が見た目もスッキリしますし、伝えたいキーワードにより注目を集めることができます。

イケてるスライド資料5選

こちらは例で紹介したものと同じく「睡眠改善」をテーマにしたパワーポイントですが、少ない言葉に加えて、シンプルなイラストが要所々々に使われているので、視覚的にも理解を助けてくれるものとなっています。また、レイアウトが白黒のモノトーンで統一されているので、非常に見やすく説得力を後押ししています。

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このパワーポイントは「インターネットとプライバシー」というテーマについてのものですが、原則1スライドに伝えたいことは1つだけという構成になっていて、どのスライドもごちゃごちゃせずスッキリしています。また写真とイラストをうまく使い分けることで、わかりやすさとプロフェッショナルの部分を両方兼ね備えたものとなっています。

こちらは「クリエイティビティを養成する教育」に関するパワポ資料です。全体的にデザインやページのレイアウトが統一されていて、プレゼンの背景と実際のメソッド、その効果がわかりやすい言葉でシンプルに紹介されています。使用されている画像も直感的なものが多く、過度な説明を排しながらも、見ている人、聞いている人に、イメージをさせやすい工夫がなされています。

次に紹介するのは「人生の目的」と題されたパワーポイントです。デザインも去ることながら、「なぜ目的を持つ事が大切なのか」「目的を持つ事の利点」「目的の見つけ方」「目的を探す手助けとなる先人の紹介」など、聴衆と対話するような構成となっているので、思わず最後まで見てしまいます。また67枚という少なくないボリュームにも関わらず、一枚のスライドには、短いながらもメッセージ性の強い言葉が散りばめられているので、聴衆を飽きさせません。

最後に紹介する資料は「教育とデジタルアセスメント」についてです。こちらは、テクノロジーが進歩する中で、教育分野は進歩してない現状と課題をイラストや写真などを用いて説明し、デジタルアセスメントによってそれがどう改善されるのかを分かりやすく伝えています。最低限の文字と写真・イラストしか使われていませんが、このパワポ資料を見るだけで、プレゼンテーションがどのような内容なのか、発表者が伝えたいことは何なのかを知ることができます。

伝えるという目的を忘れずに

パワポ資料の目的は、それ一つで全てを伝えることではありません。あくまでプレゼンテーションをする上でのサポート役です。

伝わらないことを恐れて、文章を冗長にするのではなく、ポイントを抑えながらもキャッチーな言葉やフレーズを選んで、短くも伝わるメッセージになるよう意識する。そしてより具体的な情報は、プレゼン本番で肉付けする。これが、英語でよいプレゼンテーションを行う上での鉄則です。今回紹介した方法を参考に、恐れずに英語でのプレゼンテーションに取り組んでみてください。

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